Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering maakt de dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers, instellingen en bestuur mogelijk. We zijn in verbinding met onze in- en externe klant en leveren mooi werk. Werk wat ertoe doet in de samenleving en waar wij trots op zijn. We groeien toe naar een situatie waarin we in control zijn en tegelijkertijd de flexibiliteit hebben om mee te bewegen met de behoeften uit de samenleving. Daarom is het belangrijk dat we de organisatie ondersteunen met de juiste middelen en werkprocessen en werken vanuit een stevig fundament. Een aantal externe en interne ontwikkelingen dragen bij aan het versterken van dit fundament.

De wereld om ons heen verandert snel. De afgelopen periode heeft ons geleerd dat sommige ontwikkelingen zo snel gaan, dat we ze niet kunnen voorzien en dat we daar snel op in moeten spelen. Trends en ontwikkelingen vragen van om een open blik en een flexibele werkwijze. Daarom volgt de bedrijfsvoeringsorganisatie de trends en ontwikkelingen in de samenleving. 

 
We merken een toename aan opgaven vanuit het Rijk op gemeentelijk niveau. Als gemeentelijke organisatie hebben we er veel taken bij gekregen. Dit vraagt ook wat van de bedrijfsvoeringsorganisatie en de capaciteit die daarvoor beschikbaar is. Maar ook hebben veel van deze veranderingen gevolgen voor de ICT-organisatie en middelen die hiervoor nodig zijn.

Een P&C-cyclus die inzicht geeft met sturingsinformatie op niveau van de gemeenteraad, het college en de organisatie. Helder geformuleerde beleidsdoelen, daaruit voortvloeiende prestaties en de benodigde budgetten. Dat blijft onze ambitie. Gestaag blijven we werken aan met name de gedetailleerdere informatie voor college en organisatie. De programma’s zijn in deze begroting beperkt gewijzigd. 

 

Als de omstandigheden daar om vragen kan een P&C-product ook incidenteel in opzet gewijzigd worden. We gaan uw raad beter informeren over de cumulatieve effecten van besluiten met budgettaire consequenties op het begrotingssaldo en de reserves. Indien nodig ook tussentijds. Vanzelfsprekend is dit met inbegrip van wijzigingen door tussentijdse rapportages van de gemeenschappelijke regelingen. Ook voor 2024 worden weer een aantal adviezen uit de nog te verschijnen managementletter 2023 geprioriteerd en opgevolgd. Daarnaast wordt in 2024 voor het eerst een rechtmatigheidsverklaring door ons opgesteld. 

Wij werken continu aan een HRM-beleid dat passend is voor onze organisatie en de opgaven die we hebben. Hierbij vertalen we ook regelgeving en effecten van de CAO in ons beleid. Maar ook wensen uit het bestuur en de organisatie. Een veilige werkomgeving is hierin een belangrijk punt. Maar ook het inspelen op de ontwikkelingen in de arbeidsmarkt. We hanteren het Strategische personeelsontwikkelplan/Strategische personeelsplanning als instrument om samen met de teams te zorgen dat onze formatie kwalitatief en kwantitatief berekend is op de opgaven die we hebben. In een afzonderlijke notitie zullen we de gemeenteraad meer in detail informeren hoe ons HRM-beleid vorm heeft gekregen en ook nog verder door ontwikkelt. 

Integere bestuurders en ambtenaren zijn een basisvoorwaarde voor het vertrouwen van inwoners in de lokale overheid. Integriteit is dan een groot goed en daarmee een belangrijk onderwerp in onze organisatie. We vinden het belangrijk dat we een goed werkgever zijn. Er is dan ook aandacht voor een veilige werkomgeving. We vergroten de komende periode het bewustzijn van onze medewerkers over integer handelen en zorgen voor een veilige omgeving waarin grensoverschrijdend gedrag bespreekbaar gemaakt kan worden.
 
Daarnaast is een aantal randvoorwaarden geregeld die bijdragen aan een veilige werkomgeving. Denk hierbij aan trainingen over het agressieprotocol, trainingen over ambtelijk/bestuurlijk samenspel, de livegang van een gemeentelijke incidenten registratie en beschikbaarheid van onze vertrouwenspersonen 

Gegevens van het Centraal Bureau voor Statistiek tonen aan dat we te maken hebben met een gespannen arbeidsmarkt. Met name in de sector openbaar bestuur is er op dit moment sprake van een sterke groei aan banen en de vraag naar medewerkers in de publieke sector is hoog. Dit komt mede door decentralisatie van overheidstaken. Daarnaast neemt het aanbod aan werknemers de komende jaren af. Circa 1,9 miljoen babyboomers verlaten de arbeidsmarkt. Daartegenover treden er slechts 1,6 miljoen nieuwe werknemers tot de arbeidsmarkt toe.

 

Ook binnen onze organisatie is sprake van een toename van het aantal vacatures. In 2017 waren dit nog 33 vacatures per jaar in 2022 waren er 71 vacatures per jaar. In 2023 hebben we tot nu toe 38 vacatures gesteld. In alle domeinen zijn vacatures vaak moeilijk vervulbaar. Toch lukt het, eventueel met inzet van externe partijen en inzet en opleiden van trainees/starters, om het merendeel van de vacatures te vervullen. Aannemelijk is wel dat de schaarste de komende jaren gaat toenemen waardoor vacatures nog moeilijker te vervullen zijn. 

 

Onze uitdaging in deze krappe arbeidsmarkt is aan de ene kant om nieuw talent aan te trekken en aan de andere kant te voorkomen dat medewerkers vertrekken. Om dit te realiseren is de projectgroep arbeidsmarkt in het leven geroepen en is opgedeeld in 5 deelprojectgroepen. Met onze arbeidsmarktcommunicatie willen we laten zien hoe mooi en uitdagend het werken voor de gemeente Berkelland is. Wij bieden moderne en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden en bieden medewerkers mogelijkheden om een goede werk-privé balans te hebben en te houden. Om beeld te krijgen bij onze arbeidsmarktpositie in termen van arbeidsvoorwaarden gaan wij nader onderzoek doen, zowel in- als extern. Nieuwe medewerkers krijgen een vliegende start in ons introductieprogramma en al voor de eerste werkdag is er contact. Vertrekkende medewerkers laten we met een goed gevoel de organisatie verlaten; zij zijn immers ook onze ambassadeurs. We houden contact met oud medewerkers, ook met medewerkers die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt omdat zij mogelijk nog werkzaamheden voor ons kunnen/willen vervullen.

 

Een deel van het beschikbare budget zal dan ook ingezet worden voor het aantrekken van nieuwe medewerkers door verbetering van onze arbeidsmarktpositie met behulp van interne en externe specialisten arbeidsmarktcommunicatie (recruitment). Daarnaast zetten we in op aantrekkelijk werkgeverschap door medewerkers te boeien en te behouden en kansen te bieden om binnen de organisatie te leren, te ontwikkelen en te bewegen. De adviseur werving en selectie die in mei 2023 gestart is, heeft hierin een belangrijke rol evenals in alles rondom de werving en selectie.

Ons kantoor fungeert steeds meer als ontmoetingsplek: een plek om samen te werken, te co-creëren en creatief te werken. Daarnaast werken we thuis en wordt dit goed ondersteund en mogelijk gemaakt door de regeling hybride werken. 

 
Het hybride werken heeft impact op de wijze waarop we (samen)werken, onze werkwijzen en communicatie, maar ook op onze positionering op de arbeidsmarkt. We willen het hybride werken optimaal ondersteunen door te experimenteren met de inrichting van ons kantoor en hierdoor het gewenste gedrag te faciliteren.

 
We werken aan een ge-update handreiking voor medewerkers met daarin duidelijke (gedrags)regels met betrekking tot het hybride werken. Daarnaast passen we in samenspraak met een binnenhuisarchitect onze werkomgeving waar mogelijk aan. Er komt geen grootschalige verbouwing van het gemeentehuis. Er wordt niet 50% hybride gewerkt. Dit betekent dat er geen ruimte ontstaat in het gemeentehuis om te verhuren aan extra (maatschappelijke) partijen.

Er worden steeds hogere eisen gesteld aan de fysieke beveiliging waardoor de kosten van aanschaf, beheer en onderhoud van hard- en software relatief duurder worden.

Onbewust menselijk handelen is echter de belangrijkste bedreiging en een groter risico voor de privacy van inwoners en de veiligheid van informatie dan bewuste en gerichte aanvallen. Naast de beveiligingsmaatregelen in de hard- en software, hebben we daarom ook veel aandacht voor het vergroten van het bewustzijn en de kennis over privacy- en beveiligingsmaatregelen. In 2023 zijn we gestart met een nieuwe bewustzijn- en leervorm voor bestuur, management en medewerkers. In 2024 gaan we daarmee door. 
Organisatorische en technische maatregelen om informatie te beveiligen werken alleen als zij de noodzakelijke houding en gedrag vertonen. 

Het is belangrijk dat onze taken op een zorgvuldige en rechtmatige manier worden uitgevoerd. Om onze dienstverlening als organisatie op peil te houden organiseren we jaarlijks interne en externe audits. Dit gebeurt vanuit de financiële invalshoek maar ook vanuit de invalshoeken van processen, juridische kwaliteit en privacybescherming en informatieveiligheid.

In het voorjaar van 2024 wordt voor het eerst bij de jaarrekening over 2023 door het college een rechtmatigheidsverantwoording afgelegd. Door structureel in te zetten op de interne controle en op de rechtmatigheid die nodig is ter onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording hebben we ons hierop voorbereid. We werken met een intern controleplan gebaseerd op analyse van de belangrijkste risico’s. De in- en externe controle worden in samenwerking met de accountant zo goed mogelijk op elkaar afgestemd. De in gang gezette ontwikkeling op het gebied van de verbijzonderde interne controle en financiële rechtmatigheid zullen wij in 2024 verder uitbouwen.

In 2024 gaan we door met de samenwerking tussen de interne controle functionarissen en andere disciplines om invulling te geven aan integrale kwaliteitszorg. Juridische kwaliteitszorg, informatieveiligheid en financiële rechtmatigheid zijn hiervan een vast onderdeel. Daarmee willen we een multidisciplinaire bijdrage leveren aan het optimaliseren van de inrichting van de organisatie en de processen zodat onze doelstellingen worden gerealiseerd en gevolgen van risico’s in beeld zijn en worden beperkt. Rechtmatigheid blijft ook hier een belangrijk aandachtspunt. 

Verwachting is dat eind 2023 begin 2024 de gemeente onder fiscaal horizontaal toezicht gaat vallen. We voldoen dan aan de aangescherpte voorwaarde voor fiscaal horizontaal toezicht. We zullen dit verder optimalieren om zo de beheersing van fiscale processen te verbeteren en risico’s te verminderen. 

Er zijn veel ontwikkelingen die tegelijkertijd een beroep doen op de informatievoorziening en automatisering. In de uitvoering vragen deze veranderingen strategische kaders en richtlijnen. In de iVisie hebben wij op hoofdlijnen de strategische koers voor de periode 2022-2025 uitgezet met als doel een toekomstbestendige en veilige ICT te garanderen. Zo hebben we bijvoorbeeld bepaald dat we zelf geen ICT ontwikkelen en dat we geen koploper willen zijn, maar wel een slimme volger. We maken gebruik van landelijke overheidsvoorzieningen en stellen de landelijke VNG normen centraal.

Op basis van deze visie is een cloudstrategie uitgewerkt en vastgesteld: 'Cloud: begin met het eind in gedachten!' Veel onderdelen van de IT infrastructuur moet komende tijd vervangen worden. Doelstelling daarin is om apparatuur en het beheer daarvan komende jaren volledig naar de cloud te brengen om ontwikkelingen in de maatschappij, bij onszelf en de mark het hoofd te bieden. Er is inmiddels een transitie binnen ICT Berkelland gaande. Van traditioneel beheer naar opdrachtgeverschap. De overgangsperiode brengen extra financiële lasten met zich mee. 

Naar verwachting wordt op 1 juli 2024 de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV) ingevoerd. Met deze wet krijgen inwoners en ondernemers het recht om op digitale wijze zaken te doen met de gemeente. 
 

Op grond van de Wet elektronische publicaties moeten vanaf 1 juli 2023 documenten, naast de ter inzage legging op een fysieke locatie, ook elektronisch ter inzage worden gelegd. Dit geldt voor documenten die onderdeel vormen van de procedure op grond van afdeling 3.4 Awb. Dit is inmiddels geïmplementeerd.
 

Met de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen worden de mogelijkheden van volksvertegenwoordigers om de eigen controlerende en kaderstellende rol bij gemeenschappelijke regelingen te versterken aangepast en uitgebreid. Ook wordt de democratische legitimatie van de besluitvorming binnen een dergelijk samenwerkingsverband vergroot. 

 

Naar verwachting wordt 1 juli 2024 de Wet aanpak meervoudige problematiek in het sociaal domein (kortweg Wams) ingevoerd. Met deze wet wordt domein overstijgende gegevensdeling in het sociaal domein (o.a. Jeugdwet, Wmo, Participatiewet) mogelijk. 

 

Op 1 januari 2024 treedt de Omgevingswet in werking. Met de Omgevingswet wil de overheid de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen. Hierbij gaat het onder meer om wet- en regelgeving over bouwen, milieu, ruimtelijke ordening en natuur. Onder de Omgevingswet worden meer vergunningen met de reguliere procedure afgehandeld. Dit kan gevolgen hebben voor het aantal bezwarenprocedures. Waar voorheen rechtstreeks beroep moest worden ingesteld bij de rechtbank, zal straks eerst bezwaar gemaakt moeten worden als men het niet eens is met een besluit.

 

De Gemeentewet wordt gewijzigd waardoor er een uitbreiding van de sluitingsbevoegdheid voor de burgemeester komt ter handhaving van de openbare orde. Doel hiervan is ondermijning aan te pakken en tegen te gaan. 

 

Komende jaren (tot 2026) komt er een versnelde invoering van Europese digitale wetgeving. Een digitale transformatie gaat plaatsvinden. Wetgeving op gebied van kunstmatige intelligentie, databeheer, cybersecurity en digitale identiteiten wordt doorgevoerd.