Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering maakt de dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers, instellingen en bestuur mogelijk. We leveren mooi werk. Werk dat ertoe doet in de samenleving en waar wij trots op zijn. We groeien toe naar een situatie waarin we in control zijn en tegelijkertijd de flexibiliteit hebben om mee te bewegen met de behoeften uit de samenleving. Daarom is het belangrijk dat we de organisatie ondersteunen met de juiste middelen en werkprocessen en werken vanuit een stevig fundament. Na de afronding van de Visie op Dienstverlening, werken we nu aan een Visie op Bedrijfsvoering. Deze visie geeft richting aan hoe we onze bedrijfsvoering organiseren. In 2025 ronden we dit visietraject af.

De wereld om ons heen verandert snel. De afgelopen periode heeft ons geleerd dat sommige ontwikkelingen zo snel gaan, dat we ze niet kunnen voorzien en dat we daar snel op in moeten spelen. Trends en ontwikkelingen, zoals verder gaande digitalisering, veranderende arbeidsmarkt etc. vragen om een open blik en een flexibele werkwijze. Daarom volgt de bedrijfsvoeringsorganisatie de trends en ontwikkelingen in de samenleving. 
 
We merken al geruimere tijd toename aan opgaven vanuit het Rijk op gemeentelijk niveau. Als gemeentelijke organisatie hebben we er veel taken bij gekregen. Soms groot. Soms klein. Dit vraagt ook wat van de bedrijfsvoeringsorganisatie en de capaciteit die daarvoor beschikbaar is. Zo is het aantal specifieke uitkeringen met de daarbij behorende gedetailleerde verantwoording drastisch toegenomen. Maar ook hebben veel van deze veranderingen gevolgen voor de ICT-organisatie en middelen die hiervoor nodig zijn. We merken dat dit in een krappe arbeidsmarkt knelt.

We streven naar een P&C-cyclus die optimaal inzicht geeft met sturingsinformatie op niveau van de gemeenteraad, het college en de organisatie. Helder geformuleerde beleidsdoelen, daaruit voortvloeiende prestaties en de benodigde budgetten. Gestaag blijven we werken aan met name de gedetailleerdere informatie voor college en organisatie. Als de omstandigheden daar om vragen kan een P&C-product ook incidenteel in opzet gewijzigd worden. We blijven uw raad informeren over de cumulatieve effecten van besluiten met budgettaire consequenties op het begrotingssaldo en de reserves. Indien nodig ook tussentijds. Vanzelfsprekend is dit met inbegrip van wijzigingen door tussentijdse rapportages van de gemeenschappelijke regelingen. Ook voor 2025 worden weer een aantal adviezen uit de nog te verschijnen managementletter 2024 geprioriteerd en opgevolgd. Voor 2025 wordt de Financiële verordening aangepast aan de (landelijke) ervaringen met de eerste rechtmatigheidsverantwoording over 2023. Inhoudelijk zal er in de P&C-producten in 2025 de nodige aandacht zijn voor de aanstaande bezuinigingen. De Jaarrekening 2024 en de Bestuursrapportage 2025 zullen informatie opleveren om de degelijkheid van de “scherper ramen” maatregelen uit fase 1 van de bezuinigingen te monitoren. In de Perspectiefnota 2026 worden de keuzes over de bezuinigingsmaatregelen van fase 2 verwerkt.

Wij werken continu aan een HRM-beleid dat passend is voor onze organisatie en de opgaven die we hebben. Hierbij vertalen we ook regelgeving en effecten van de CAO in ons beleid. Maar ook wensen uit het bestuur en de organisatie. Een veilige werkomgeving is hierin een belangrijk speerpunt. Maar ook het inspelen op de ontwikkelingen in de arbeidsmarkt met een heldere arbeidsmarktstrategie is één van de belangrijkste punten op de HR-agenda voor het komende jaar. We hanteren het Strategische personeelsontwikkelplan/Strategische personeelsplanning als instrument om samen met de teams te zorgen dat onze formatie kwalitatief en kwantitatief berekend is op de opgaven die we hebben.

Integere bestuurders en ambtenaren zijn een basisvoorwaarde voor het vertrouwen van inwoners in de lokale overheid. Integriteit is dan een groot goed en daarmee een belangrijk onderwerp in onze organisatie. We vinden het belangrijk dat we een goed werkgever zijn. Er is dan ook aandacht voor een prettige en veilige werkomgeving. We besteden op meerdere momenten in het jaar aandacht aan het thema om zo het bewustzijn van onze medewerkers te vergroten en te zorgen voor een prettige en veilige werkomgeving waarin integriteit en grensoverschrijdend gedrag bespreekbaar gemaakt kan worden. 
 
Daarnaast is een aantal randvoorwaarden geregeld die bijdragen aan een veilige werkomgeving, zoals een actueel agressie- en emotieprotocol en een incidentenregistratie.

Al enige jaren is er sprake van een gespannen arbeidsmarkt. Landelijk zien we over het afgelopen jaar een afname van het aantal ontstane vacatures. In tegenstelling tot deze landelijke afkoeling van de arbeidsvraag, neemt de vraag naar nieuw personeel bij gemeenten eerder toe dan af. Gemeenten plaatsten in het derde en vierde kwartaal van 2023 een historisch hoog aantal vacatures. In het vierde kwartaal plaatsten gemeenten 12.747 nieuwe vacatures. Dat is 11 procent meer vacatures dan in hetzelfde kwartaal één jaar eerder. Mogelijke verklaringen zijn de stijgende vraag naar voorzieningen die gemeenten aanbieden, de woningbouwopgave en de grotere uitstroom van 60-plussers in verband met pensionering.
 
Ook binnen onze organisatie is sprake van een toename van het aantal vacatures. In 2017 hadden we 33 vacatures, in 2023 hadden we 78 vacatures. In 2024 hebben we tot nu toe (peildatum 1 augustus) 37 vacatures. In vrijwel alle domeinen zijn vacatures moeilijk vervulbaar. Toch lukt het, eventueel met inzet van externe partijen en inzet en opleiden van trainees/starters, om het merendeel van de vacatures te vervullen. 

Arbeidsmarktstrategie heeft prioriteit in de komende jaren. Onze uitdaging in deze krappe arbeidsmarkt is aan de ene kant nieuw talent aan te trekken en aan de andere kant te voorkomen dat medewerkers vertrekken. Met onze arbeidsmarktcommunicatie willen we laten zien hoe mooi en uitdagend het werken voor de gemeente Berkelland is. Wij bieden moderne en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden en bieden medewerkers mogelijkheden om een goede werk-privé balans te hebben en te houden. Nieuwe medewerkers krijgen een vliegende start in ons introductieprogramma en al voor de eerste werkdag is er contact. Zittende medewerkers bieden we mogelijkheden om zich te ontwikkelen en binnen de organisatie door te groeien en te bewegen. Vertrekkende medewerkers laten we met een goed gevoel de organisatie verlaten, zij zijn immers ook onze ambassadeurs. We houden contact met oud-medewerkers, ook met medewerkers die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt omdat zij mogelijk nog werkzaamheden voor ons kunnen/willen vervullen.

De gemeente voert een belangrijke en omvangrijke set publieke taken uit, die zijn verankerd in wet- en regelgeving. Daarvoor verwerken we veel gevoelige informatie van burgers en organisaties. De maatschappij verwacht terecht dat wij zorgvuldig met die informatie omgaan en die beschermen. 

Onze ambitie en visie op het gebied van informatieveiligheid heeft mede tot doel het beveiligen van informatiesystemen en de schade door mogelijke aanvallen te voorkomen of zoveel mogelijk te beperken. Dit wordt gerealiseerd door de kwetsbaarheden in onze informatiesystemen in kaart te brengen en te verminderen waardoor deze systemen zo goed mogelijk zijn beschermd tegen bedreigingen. We gaan verder met het implementeren van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). We houden ook rekening met nieuwe wetten, zoals de NIS2, die ons helpen om belangrijke digitale systemen extra te beschermen. De NIS2-richtlijn zal naar verwachting in het tweede of derde kwartaal van 2025 in werking treden. Zo zorgen we ervoor dat de informatie van burgers veilig is en dat onze data betrouwbaar blijft.

Het realiseren van privacy bescherming, informatiebeveiliging en cybersecurity is niet iets wat je eenmalig doet. Voortdurend verbeteren is belangrijk. Want het belang en de afhankelijkheid van veilige IT-voorzieningen nemen toe, net als de technische mogelijkheden en bedreigingen op dit gebied. De behoefte aan voortdurende verbetering op het gebied van digitale weerbaarheid is groot. Om te kunnen voldoen aan de strengere regelgeving en invulling te kunnen geven aan noodzakelijke maatregelen, zal er vooral op technisch gebied verder geïnvesteerd moeten worden. Alleen op deze wijze kunnen we een goede (digitale) dienstverlening blijven garanderen.
Naast technische maatregelen zetten we ook in op het vergroten van bewustzijn op dit onderwerp. De eerder gestarte awareness-campagne (iBewustzijn) loopt in 2025 door.

Sinds 2024 wordt door het college een rechtmatigheidsverantwoording afgelegd over het voorgaande dienstjaar. Een belangrijke pijler voor de onderbouwing vormt de structurele en frequente toepassing van de verbijzonderde interne controle met de focus op de financiële rechtmatigheid. We werken met een intern controleplan gebaseerd op analyse van de belangrijkste risico’s en waarin vastgesteld is hoe wij te werk willen gaan om de benodigde onderbouwing te realiseren. De in- en externe controles worden in samenwerking met de accountant zo goed mogelijk op elkaar afgestemd. Elk jaar worden de betreffende toetsingskaders geüpdatet en geactualiseerd. Er is sprake van een voortdurende doorontwikkeling op het gebied van de verbijzonderde interne controle en financiële rechtmatigheid.

In 2025 gaan we door met de samenwerking tussen de interne controle functionarissen en andere disciplines om invulling te geven aan integrale kwaliteitszorg. Juridische kwaliteitszorg, informatieveiligheid en financiële rechtmatigheid zijn hiervan een vast onderdeel. Daarmee willen we een multidisciplinaire bijdrage leveren aan het optimaliseren van de inrichting van de organisatie en de processen zodat onze doelstellingen worden gerealiseerd en gevolgen van risico’s in beeld zijn en worden beperkt. 

In het convenant fiscaal horizontaal toezicht hebben wij afspraken gemaakt met de belastingdienst over de doorontwikkeling van onze fiscale processen. Voor 2025 liggen deze doorontwikkeling vooral op het gerichter vastleggen van de gevolgde procedures. Daarnaast willen we in 2025 een periodieke controle uit laten voeren op de BTW administratie. 

Er zijn veel ontwikkelingen die tegelijkertijd een beroep doen op de informatievoorziening en automatisering. In de uitvoering vragen deze veranderingen strategische kaders en richtlijnen. In de iVisie hebben wij op hoofdlijnen de strategische koers voor de periode 2022-2025 uitgezet met als doel een toekomstbestendige en veilige ICT te garanderen. Zo hebben we bijvoorbeeld bepaald dat we zelf geen ICT ontwikkelen en dat we geen koploper willen zijn, maar wel een slimme volger. We maken gebruik van landelijke overheidsvoorzieningen en stellen de landelijke VNG normen centraal.
Op basis van deze visie is een cloudstrategie uitgewerkt en vastgesteld: 'Cloud: begin met het eind in gedachten!' Veel onderdelen van de IT infrastructuur moet komende tijd vervangen worden. Doelstelling daarin is om apparatuur en het beheer daarvan komende jaren volledig naar de cloud te brengen om ontwikkelingen in de maatschappij, bij onszelf en de mark het hoofd te bieden. Er is inmiddels een transitie binnen ICT Berkelland gaande. Van traditioneel beheer naar opdrachtgeverschap. De overgangsperiode brengen extra financiële lasten met zich mee. 
De afgelopen jaren zijn de ICT-kosten met meer dan 20% gestegen, waardoor budgetten in 2024 onder druk zijn komen te staan. 
In 2025 zal ook gestart worden met het opstellen van een nieuwe iVisie. Nieuwe trends en ontwikkelingen krijgen hier nadrukkelijk een plek. Evenals welke keuzes we willen maken en wat daar voor nodig is.

Naar verwachting treedt op 1 januari 2025 de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV) in werking. Met deze wet krijgen inwoners en ondernemers het recht om op digitale wijze zaken te doen met de gemeente. 
 
Naar verwachting wordt in 2025 de Wet aanpak meervoudige problematiek in het sociaal domein (kortweg Wams) ingevoerd. Door de val van kabinet Rutte IV is de verdere behandeling controversieel verklaard, waardoor de invoering per 1 juli 2024 niet gelukt is. Met deze wet wordt domein overstijgende gegevensdeling in het sociaal domein (o.a. Jeugdwet, Wmo, Participatiewet) mogelijk. 

Komende jaren (tot 2026) komt er een versnelde invoering van Europese digitale wetgeving. Een digitale transformatie gaat plaatsvinden. Wetgeving op gebied van kunstmatige intelligentie, databeheer, cybersecurity en digitale identiteiten wordt doorgevoerd.

De Eerste Kamer heeft op 4 juni 2024 de Wet versterking participatie op decentraal niveau aangenomen. Met deze wet wordt de betrokkenheid van inwoners bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid op decentraal niveau versterkt. Ook wordt het uitdaagrecht wettelijk verankerd.
De nieuwe wet betekent voor gemeenten dat ze een participatieverordening moeten opstellen. De wet treedt naar verwachting op 1 januari 2025 in werking. Er geldt een overgangstermijn van 2 jaar.