Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering maakt de dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers, instellingen en bestuur mogelijk. We zijn in verbinding met onze in- en externe klant en leveren Mooi Werk. Werk wat ertoe doet in de samenleving en waar wij trots op zijn. 
We groeien toe naar een situatie waarin we in control zijn en tegelijkertijd de flexibiliteit hebben om mee te bewegen met de behoeften uit de samenleving. 
Daarom is het belangrijk dat we de organisatie ondersteunen met de juiste middelen en werkprocessen en werken vanuit een stevig fundament.
Een aantal externe en interne ontwikkelingen dragen bij aan het versterken van dit fundament. 

De bedrijfsvoering van de gemeente Berkelland professionaliseert zich. De komende periode wordt een aantal stappen gezet om de basis verder te versterken ten behoeve van de ondersteuning aan de organisatie en daarmee het bestuur. 

Een P&C-cyclus die het benodigde inzicht geeft met sturingsinformatie op niveau van de gemeenteraad, het college en de organisatie. Helder geformuleerde beleidsdoelen, daaruit voortvloeiende prestaties en de benodigde budgetten. Dat blijft onze ambitie. De programma’s zijn in deze begroting beperkt gewijzigd om ze aan te laten sluiten bij het coalitieakkoord.

Voor alle documenten in de P&C cyclus geldt dat we deze blijven verbeteren om zo goed mogelijk inzicht te geven. Als de omstandigheden daar om vragen kan een P&C-product ook incidenteel een keer wat anders van opzet worden. We gaan uw raad beter informeren over de cumulatieve effecten van besluiten met budgettaire consequenties op het begrotingssaldo en de reserves. Indien nodig ook tussentijds. Vanzelfsprekend is dit met inbegrip van wijzigingen door tussentijdse rapportages van de Gemeenschappelijke Regelingen.  

Er worden steeds hogere eisen gesteld aan de fysieke beveiliging waardoor de kosten van aanschaf, beheer en onderhoud van hard- en software relatief duurder worden. 

Onbewust menselijk handelen is echter de belangrijkste bedreiging en een groter risico voor de privacy van inwoners en de veiligheid van informatie dan bewuste en gerichte aanvallen. Naast de beveiligingsmaatregelen in de hard- en software, hebben we daarom ook veel aandacht voor het vergroten van het bewustzijn en de kennis over privacy- en beveiligingsmaatregelen. In 2023 starten we een nieuwe bewustzijn- en leervorm voor bestuur, management en medewerkers.
Organisatorische en technische maatregelen om informatie te beveiligen werken alleen als zij de noodzakelijke houding en gedrag vertonen.

Het is belangrijk dat onze taken op een zorgvuldige en rechtmatige manier worden uitgevoerd. Om onze dienstverlening als organisatie op peil te houden organiseren we jaarlijks interne en externe audits. Dit gebeurt vanuit de financiële invalshoek maar ook vanuit de invalshoeken van processen, juridische kwaliteit en privacybescherming en informatieveiligheid.

Na uitstel met nog 1 jaar wordt 2023 het eerste jaar waarover het college bij de jaarrekening een rechtmatigheidsverklaring zal afleggen. Door structureel in te zetten op de interne controle en op de rechtmatigheid die nodig is ter onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording hebben we ons hierop voorbereid. Door herschikking van functies zijn de taken op het gebied van administratieve organisatie en interne controle meer toekomstbestendig neergezet. We werken met een intern controleplan gebaseerd op analyse van de belangrijkste risico’s. De in- en externe controle worden in samenwerking met de accountant zo goed mogelijk op elkaar afgestemd. Ondanks dat we ons grotendeels al hebben voorbereid zal dit ook in 2023 nog de nodige inspanningen vergen.

In 2023 gaan we door met de samenwerking tussen de interne controle functionarissen en andere disciplines om invulling te geven aan integrale kwaliteitszorg. Daarmee willen we een multidisciplinaire bijdrage leveren aan het optimaliseren van de inrichting van de organisatie en de processen zodat onze doelstellingen worden gerealiseerd en gevolgen van risico’s in beeld zijn en worden beperkt. Rechtmatigheid blijft ook hier een belangrijk aandachtspunt.

De afgelopen jaren zijn stappen gezet om de fiscale risico’s te verkleinen. In 2022 en 2023 blijven we werken aan het verder optimaliseren van de beheersing van fiscale processen en risico’s. Dat doen we om fiscaal ‘in control’ te zijn en omdat we uiterlijk rond de jaarwisseling 2022/2023 aan de aangescherpte voorwaarden moeten voldoen als we in aanmerking willen komen voor continuering van het horizontaal toezicht door de belastingdienst.

De wereld om ons heen verandert snel. De afgelopen periode heeft ons geleerd dat sommige ontwikkelingen zo snel gaan, dat we ze niet kunnen voorzien en dat we daar flexibel naar kunnen handelen. Trends en ontwikkelingen vragen van ons dat we een open blik hebben en waar nodig flexibel zijn in onze werkwijze. Daarom volgt de bedrijfsvoeringsorganisatie de trends en ontwikkelingen in het werkveld. 
Veel van deze veranderingen hebben gevolgen voor de ICT organisatie en middelen van de informatievoorziening. 

De krapte op de arbeidsmarkt is momenteel 1 van de grootste uitdagingen en lijkt een structureel probleem te worden. De Coronacrisis en de oorlog in Oekraïne hebben op de (gemeentelijke) arbeidsmarkt en gemeenten een flinke impact gehad. Daarbij is onze samenleving ook nog volop in ontwikkeling, onder andere op terreinen van klimaat, energie en wonen. Daarnaast zien we dat de beroepsbevolking in een hoog tempo vergrijst en dat nieuwkomers op de arbeidsmarkt minder lang blijven bij een werkgever. 
Deze trends zien we ook bij de gemeente Berkelland. Het aantal vacatures neemt jaarlijks toe: in 2021 waren er 75 vacatures en dit jaar tot 1 augustus 76 vacatures. Naast deze toename worden alle vacatures steeds moeilijker vervulbaar. Dit zet onze dienstverlening naar inwoners en ondernemers onder druk. 

Onze uitdaging in de huidige arbeidsmarkt van schaarste is aan de ene kant om nieuw talent aan te trekken en aan de andere kant te voorkomen dat medewerkers vertrekken. In dit spanningsveld is employer branding belangrijker dan ooit. Want het zijn van een aantrekkelijk(ere) werkgever en ons van onze concurrenten onderscheiden, biedt een voorsprong die het verschil kan maken in deze krappe arbeidsmarkt.
Dit betekent dat een deel van het beschikbare budget ingezet zal worden voor het aantrekken van nieuwe medewerkers door verbetering van onze arbeidsmarktpositie mogelijk met behulp van een specialist arbeidsmarktcommunicatie (recruitment). Daarnaast zetten we in op aantrekkelijk werkgeverschap door het creëren van een werkomgeving waar medewerkers met plezier werken en hun talenten verder kunnen ontwikkelen. Hierbij past ook een actief beleid voor het behouden van medewerkers door het bieden van een carrièreperspectief.

De functie van ons kantoor verandert. Het is steeds meer een ontmoetingsplek: een plek om samen te werken, te co-creëren en creatief te werken. Daarbij moet het bijdragen aan de groei naar de netwerkorganisatie. Het hybride werken heeft impact op de wijze waarop we (samen)werken, werkwijzen en communicatie, maar ook op onze positionering op de arbeidsmarkt. 

Als organisatie willen we het hybride werken optimaal ondersteunen door te werken aan houding en gedrag en de inrichting van het kantoor. Door te experimenteren met werkwijzen en deze voldoende te faciliteren met mobiele eenheden en geschikte ICT voorzieningen zal de komende periode meer invulling gegeven worden aan hybride werken. 

Er zijn veel ontwikkelingen die tegelijkertijd een beroep doen op de informatievoorziening en automatisering. In de uitvoering vragen deze veranderingen strategische kaders en richtlijnen. In de iVisie hebben wij op hoofdlijnen de strategische koers voor de periode 2022-2025 uitgezet met als doel een toekomstbestendige en veilige ICT te garanderen. Zo hebben we bijvoorbeeld bepaald dat we zelf geen ICT ontwikkelen en dat we geen koploper willen zijn, maar wel een slimme volger. We maken gebruik van landelijke overheidsvoorzieningen en stellen de landelijke VNG normen centraal. 

Op basis van deze visie is een cloudstrategie uitgewerkt en vastgesteld: “Cloud: begin met het eind in gedachten!” Veel onderdelen van de IT infrastructuur moet komende tijd vervangen worden. Doelstelling daarin is om apparatuur en het beheer daarvan komende jaren volledig naar de cloud te brengen om ontwikkelingen in de maatschappij, bij onszelf en de mark het hoofd te bieden. Er is inmiddels een transitie binnen ICT Berkelland gaande. Van traditioneel beheer naar opdrachtgeverschap. De overgangsperiode brengen extra financiële lasten met zich mee.

De komende periode is er veel nieuwe wetgeving van kracht. De Wet open overheid (Woo) regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet. Het is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De belangrijkste wijziging betreft de actieve openbaarmaking, daarvoor moeten we werkprocessen aanpassen. 
Naar verwachting wordt in 2023 de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV) ingevoerd. Met deze wet krijgen inwoners en ondernemers het recht om op digitale wijze zaken te doen met de gemeente. 
Op grond van de Wet elektronische publicaties moeten vanaf 1 januari 2023 documenten – naast de ter inzage legging op een fysieke locatie – ook elektronisch ter inzage worden gelegd. Op dit moment wordt onderzocht hoe de technische uitvoering van de elektronische ter inzage legging gaat plaatsvinden. 
Met de wijziging van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen worden de mogelijkheden van volksvertegenwoordigers om de eigen controlerende en kaderstellende rol bij gemeenschappelijke regelingen te versterken aangepast en uitgebreid. Ook wordt de democratische legitimatie van de besluitvorming binnen een dergelijk samenwerkingsverband vergroot.