Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering maakt de dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers, instellingen en bestuur mogelijk. We zijn in verbinding met onze in- en externe klanten en leveren Mooi Werk. Werk wat ertoe doet in de samenleving en waar wij trots op zijn. 
We groeien toe naar een situatie waarin we in control zijn en tegelijkertijd de wendbaarheid hebben om mee te bewegen met de behoeften uit de samenleving. De externe omstandigheden zijn volatiel, onzeker, complex en telkens zijn er nieuwe ontwikkelingen. Dat vraagt een goed georganiseerde bedrijfsvoering met optimale middelen en werkprocessen, waarbij we de kennis en expertise van collega's benutten. Dat we de kansen van digitalisering benutten en de risico's ervan goed kunnen inschatten. Dat we duurzaam met onze mensen en middelen omgaan. We ondersteunen de organisatie het best met de juiste en heldere werkprocessen zodat er tijd en ruimte overblijft voor het noodzakelijke maatwerk. Dat vraagt om een continue proces van evalueren, leren en bijsturen. Dat stopt nooit. 

De bedrijfsvoering van de gemeente Berkelland professionaliseert zich. De komende periode wordt een aantal stappen gezet om de basis verder te versterken ten behoeve van de ondersteuning aan de organisatie en daarmee het bestuur. 

Door toenemende digitalisering, informatisering, juridisering vraagt de samenleving meer en andere opgaven van onze organisatie. We moeten het anders doen. Dat is nodig omdat de complexiteit van onze opgaven toenemen, de hoeveelheid opgaven en de snelheid waarmee en nieuwe kaders en wetten komen die van onze organisatie andere accenten vraagt. 

We hebben deze speerpunten in een organisatieplan gezet. Zo is er voor elk teamplan een richtlijn die toonbaar bijdraagt aan het geheel. teamplannen worden getoetst op deze speerpunten, die zijn afgeleid van bestuurlijke ambities enerzijds en de veranderende omgeving anderzijds. Er is projectplan voor de visie op dienstverlening en bedrijfsvoering. De huidige organisatiestructuur is geëvalueerd en het is nodig om aan op onderdelen de organisatie aan te passen. 

Er wordt een opdracht geformuleerd om processen in kaart te brengen zodat we op processen kunnen sturen. Processen zijn de laatste jaren complexer geworden. Door processen in kaart te brengen komt beter in beeld waar we op kunnen en moeten acteren. Waar er bijvoorbeeld sprake is van rolonduidelijkheid. Waar er sprake is van een onnodige handeling. Waar er sprake is van het niet goed afhechten van een proces. 

Er worden scenario's in kaart gebracht die een antwoord zijn op het beter informeren van en in verbinding zijn met de teams. Hoe staat het voor met de kwaliteit en capaciteit van de collega's in de teams? Wat is er nodig om de ambities en verantwoordelijkheden waar te maken? Wat zijn onze grootste belemmeringen? Er is meer support nodig voor de teams op het gebied van informatie, tijd, ontwikkeling, monitoring en evaluatie. 

Daarnaast vragen de teams ook om zichtbaar leiderschap. Cultuurdragers die het goede voorbeeld geven. Afspraken maken en daar ook op terugkomen. Die in contact zijn met de teams die onze ambities moeten waarmaken. Die niet alleen horen maar ook begrijpen wat de uitdagingen zijn. Die grenzen stellen aan wat er wel kan en wat niet. Die zicht hebben op kansen om te blijven ontwikkelen. Die in verbinding zijn met andere teams en de wederzijdse afhankelijkheid om resultaten te kunnen behalen onderkennen. 

Voor bedrijfsvoering is het nodig dat hun rol en positie wordt aangescherpt. Onterecht worden deze teams nog vaak beschouwd als operationele productieteams van alle bedrijfskundige velden. Waar het gaat om rechtmatig handelen, juist communiceren, correct archiveren, correcte dienstverlening, ICT veiligheid,... Dit zijn onderdelen van ons werk. Van ons allemaal. Waarin bedrijfsvoering faciliteert en adviseert. Dit beeld verduidelijken vraagt nog aandacht, aandacht en aandacht. 

Door duidelijke doelen te stellen maken we monitoring en evalueren mogelijk. Door meer te horen wat de ervaringen en inzichten zijn van de ambtelijke vakmensen kunnen we sneller bijsturen. Door meer aandacht te hebben voor de talenten die er al aanwezig zijn en te horen welke oplossingen zij zien komen we verder. Door een prettige en veilige werkomgeving te zijn komen fouten sneller naar boven, daar kunnen we van leren en nieuwe kansen en verbeteringen ontdekken. Door aandacht te hebben wie we zijn en wat er al goed gaat blijven we een aantrekkelijke werkgever.

Integer leiderschap en ambtenaren zijn een basisvoorwaarde voor het vertrouwen van inwoners en organisaties in onze gemeente. Integriteit heeft alles te maken met kwaliteit en professionaliteit. Dit krijgt alleen kans wanneer wij een transparante organisatie zijn, waarin je ook fouten mag maken. Deze fouten bieden ons een kans om te ontwikkelen. Voorwaarde is dat we ervan leren. In een onveilige omgeving is ontbreekt om die reden innovatie en loopt ook integriteit risico's. Om die reden is een veilige en transparante werkomgeving een speerpunt geworden. 

Bovenaan de voorwaarden van integriteit staat ieders eigen verantwoordelijkheid. Er is ingezet op de dialoog. Openheid en om elkaar kritische vragen te stellen. Zeggen wat er gezegd moet worden om het ongewenste niet te faciliteren. Ook dat vraagt om een open houding en het faciliteren van de goede dialoog. 

Op 1 januari 2020 was de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) in werking getreden. Daardoor is de verhouding tussen overheidswerkgever en werknemer gewijzigd. Om die reden is de Ambtenarenwet aangepast en is het uitvoeringsbesluit Ambtenarenwet opgesteld. De bijzondere positie van ambtenaren blijft daarmee overeind als ook het voeren van integriteitsbeleid. In maart 2023 is de integriteitsgedragscode geactualiseerd, vastgesteld en gedeeld met alle collega's. Deze is terug te vinden in RAP, voor elke collega toegankelijk.

 

Een P&C-cyclus die het benodigde inzicht geeft met sturingsinformatie op niveau van de gemeenteraad, het college en de organisatie. Helder geformuleerde beleidsdoelen, daaruit voortvloeiende prestaties en de benodigde budgetten. Dat blijft onze ambitie. De programma’s zijn in deze begroting beperkt gewijzigd om ze aan te laten sluiten bij het coalitieakkoord.
Voor alle documenten in de P&C cyclus geldt dat we deze blijven verbeteren om zo goed mogelijk inzicht te geven. Als de omstandigheden daar om vragen kan een P&C-product ook incidenteel een keer wat anders van opzet worden. We gaan uw raad beter informeren over de cumulatieve effecten van besluiten met budgettaire consequenties op het begrotingssaldo en de reserves. In 2023 zijn meerdere raadsvoorstellen met een begrotingswijziging geweest. Indien nodig ook tussentijds. Vanzelfsprekend is dit met inbegrip van wijzigingen door tussentijdse rapportages van de Gemeenschappelijke Regelingen. Het college werkt ondertussen met een Lange Termijn Agenda en Programmaplannen.

Er worden steeds hogere eisen gesteld aan de fysieke beveiliging waardoor de kosten van aanschaf, beheer en onderhoud van hard- en software relatief duurder worden. Organisatorische en technische maatregelen om informatie te beveiligen werken alleen als zij de noodzakelijke houding en gedrag vertonen. Want onbewust menselijk handelen is de belangrijkste bedreiging en een groter risico voor de privacy van inwoners en de veiligheid van informatie dan bewuste en gerichte aanvallen.

Naast de beveiligingsmaatregelen in de hard- en software, hebben we daarom ook veel aandacht voor het vergroten van het bewustzijn en de kennis over privacy- en beveiligingsmaatregelen. In 2023 zijn we een nieuwe bewustzijn- en leervorm gestart voor bestuur, management en medewerkers. 

Het is belangrijk dat onze taken op een zorgvuldige en rechtmatige manier worden uitgevoerd. Om onze dienstverlening als organisatie op peil te houden organiseren we jaarlijks interne en externe audits. Dit gebeurt vanuit de financiële invalshoek maar ook vanuit de invalshoeken van processen, juridische kwaliteit en privacybescherming en informatieveiligheid.

Dit zijn de eerste jaarstukken waarin ons college verantwoording aflegt over de rechtmatigheid conform een voorgeschreven format. Door structureel in te zetten op de interne controle en op de rechtmatigheid die nodig is ter onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording hebben we ons hierop voorbereid. Door herschikking van functies zijn de taken op het gebied van administratieve organisatie en interne controle meer toekomstbestendig neergezet. We werken met een intern controleplan gebaseerd op analyse van de belangrijkste risico’s. De in- en externe controle worden in samenwerking met de accountant zo goed mogelijk op elkaar afgestemd. Ondanks de nodige voorbereiding in voorgaande jaren heeft de rechtmatigheidsverantwoording de nodige inspanningen gevergd. Uiteindelijk blijkt zo’n eerste keer een en ander in de praktijk weer anders uit te pakken dan verwacht. 

In 2023 hebben we een behoorlijk gedetailleerde bestuursrapportage en slotwijziging gemaakt. Dit heeft niet voorkomen dat we ons over begrotingsrechtmatigheden moeten verantwoorden die voorheen niet meetelden in het oordeel van de accountant. Vanzelfsprekend nemen we deze eerste ervaringen mee voor het jaar 2024 en gaan we ook voor bijvoorbeeld incidentele inkomsten die we niet volledig in het boekjaar besteden indien mogelijk een begrotingswijziging maken. Richting het einde van het jaar zullen we hier een goede inschatting van moeten maken. Hoe we met de deels na het jaareinde opredende overschrijdingen bij de WMO en Jeugdwet omgaan daar beraden we ons nog op. 

De rechtmatigheid van inkoop en aanbesteding heeft onze blijvende aandacht.

In 2023 zijn we doorgegaan met de samenwerking tussen de interne controle functionarissen en andere disciplines om invulling te geven aan integrale kwaliteitszorg. Daarmee willen we een multidisciplinaire bijdrage leveren aan het optimaliseren van de inrichting van de organisatie en de processen zodat onze doelstellingen worden gerealiseerd en gevolgen van risico’s in beeld zijn en worden beperkt. Rechtmatigheid blijft ook hier een belangrijk aandachtspunt.

Het beheersen van de fiscale processen en de daarbij horende risico's is een voortdurend punt van aandacht. In 2023 zijn de fiscale processen verder geoptimaliseerd en beschreven. Deze stappen hebben geleid tot de ondertekening van een nieuw convenant met de belastingdienst over horizontaal toezicht.

De wereld om ons heen verandert snel. De afgelopen periode heeft ons geleerd dat sommige ontwikkelingen zo snel gaan, dat we ze niet kunnen voorzien en dat we daar flexibel naar kunnen handelen. Ontwikkelingen in de samenleving die ons werk en soms ook onze positie verandert. De samenleving vraagt meer van ons, een snellere reactie en ook van hogere complexiteit. Het politieke klimaat en de positie van het bestuur ten opzichte van de samenleving verandert. Daarmee ook in de organisatie.

Trends en ontwikkelingen vragen van ons dat we een open blik hebben en waar nodig flexibel zijn in onze werkwijze. Daarom volgt bedrijfsvoering de trends en ontwikkelingen die betrekking hebben ons werk. 
ICT is snel in ontwikkeling. De kansen en risico's nemen toe. Als gemeente groeit de regie rol en neemt het beheer af. Een voorbeeld daarvan is de verhuizing van onze server in het najaar van 2023. Hiermee is het mogelijk dat we de ontwikkelingen van digitale systemen beter kunnen handelen. De i-visie en het bijbehorende programma voorziet daarin, i-visie staat op onze strategische agenda. Er is wekelijks aandacht voor veilig gebruik van onze systemen en informatie. Er zijn e-learnings en fysieke workshops. Er is dagelijks een servicedesk bereikbaar om hier support in te bieden. We zijn zo veilig als de zwakste schakel, We evalueren en leren van elke fout. 

Digitalisering vraagt veel van inwoners, partners en collega's. We zijn allemaal verantwoordelijk voor een veilige en toegankelijke dienstverlening. De ICT en informatieontwikkelingen bieden ons ook kansen. We zijn aangesloten bij het regionale data-lab GO. Er zijn meer digitale systemen die ons werk vereenvoudigen en tegelijk ook meer informatie bieden. 

Door informatisering weet ook de samenleving sneller wat er kan, wat er niet goed gaat. Dat vraagt meer van onze reactiesnelheid en zorgvuldigheid. 

De juridisering, het algemene kader, de noodzaak tot snel en rechtmatig verantwoorden, het staat niet stil en vraagt ontwikkeling van ons. Dit gaat samen met collega's die op zoek zijn naar een betere balans werk en privé, mede ingegeven door de toenemende informatisering (we staan tegenwoordig bijna altijd op aan). Er wordt meer gevraagd en de capaciteit neemt af. Meer dan ooit is het van belang dat we duurzaam met middelen en onze collega's omgaan. Alleen dat doen wat nodig is. Op een verantwoorde wijze. Daarom van groot belang dat we de processen goed in beeld hebben en zichtbaar leiderschap tonen voor aandacht, verbinding en begrip. 

We hebben een voordeel dat er ook meer nieuwe collega's bewust kiezen voor een beroep met een maatschappelijke bijdrage. Ertoe doen voor de samenleving is een toenemende ontwikkeling. We herkennen dit zeker ook in Berkelland en hebben dit ook opgetekend in "ons verhaal van Berkelland'. Waar we trots op kunnen zijn. De uitdagingen zijn groot, de onzekerheid neemt toe. Maar we dienen met elkaar de lokale samenleving en dat doet er toe!

De krapte op de arbeidsmarkt is momenteel één van de grootste uitdagingen en is een structureel probleem geworden. Er is sprake van dubbele ontgroening waarbij een groot aandeel van de collega's op basis van leeftijd de organisatie heeft verlaten, dan wel op korte termijn gaat verlaten. Het aanbod nieuwe collega's (met ervaring) is lastig te vinden. Vacatures staan langer open en mensen hebben een langere startbaan nodig om zelfstandig te kunnen werken. Bovendien lijkt het voor nieuwe collega's vaak aantrekkelijker om ook weer te solliciteren bij een grotere gemeente in verband met een hoger salaris. 

De oorlog in Oekraïne heeft impact gehad op de (gemeentelijke) om dat er naast de reguliere werkzaamheden extra inzet van forse omvang nodig is geweest. Naast deze extra in is er ook op andere terreinen veel ontwikkeling in een rapper tempo. Dan hebben we het over klimaat, energie, digitalisering, veiligheid, zorg en wonen.
Het aantal vacatures neemt door bovenstaande ontwikkelingen toe. Eind 2023 stonden er structureel 30 vacatures open. De huidige situatie op de arbeidsmarkt zet onze dienstverlening naar inwoners en ondernemers onder druk. 

Het afgelopen jaar hebben we fors ingezet om een meer aantrekkelijke werkgever te zijn. Er is vaker ruimte voor maatwerk en persoonlijke situaties van collega's. We hebben eind van het jaar een pilot georganiseerd om te onderzoeken of wij het werken op afstand als secundaire voorwaarde kunnen bieden. We hebben een plan gemaakt voor generatiemanagement, Zodat we rekening houden met de verschillende levensfasen van onze collega's. Er is meer aandacht voor talentontwikkeling, zodat het aanwezige talent meer in beeld is en beter kan worden ingezet. We vinden het van belang dat collega's de kans krijgen om zich intern verder te ontwikkelen. Daar zit een ruim en passend aanbod bij voor opleidingen. In dit spanningsveld is employer branding belangrijker dan ooit, daarom hebben wij ingezet op het in kaart brengen van 'ons verhaal'. Wie zijn wij. We hopen dat ook nieuwe collega's ons vinden, die een andere achtergrond of ervaring hebben. Niet alleen om zo meer collega's te kunnen hebben, vooral ook omdat ons dat verrijkt. We hebben naast de focus op aantrekkelijk werkgeverschap en behouden wie we hebben ook ingezet op een nieuwe collega die zich kan focussen op het de werving en selectie van nieuwe collega's.
Bovenstaande acties samen betekent dat een deel van het beschikbare budget ingezet zal worden voor het aantrekken van nieuwe medewerkers door verbetering van onze arbeidsmarktpositie mogelijk met behulp van een specialist arbeidsmarktcommunicatie (recruitment). Daarnaast zetten we in op aantrekkelijk werkgeverschap door het creëren van een werkomgeving waar medewerkers met plezier werken en hun talenten verder kunnen ontwikkelen. Hierbij past ook een actief beleid voor het behouden van medewerkers door het bieden van een carrièreperspectief.

Hybride werken is sinds Covid niet meer weg te denken. De functie van ons kantoor verandert. Het is steeds meer een ontmoetingsplek: een plek om samen te werken, te co-creëren en creatief te werken. Daarbij moet het bijdragen aan de groei naar de netwerkorganisatie. Het hybride werken heeft impact op de wijze waarop we (samen)werken, werkwijzen en communicatie, maar ook op onze positionering op de arbeidsmarkt. 
Als organisatie willen we het hybride werken optimaal ondersteunen door te werken aan houding en gedrag en de inrichting van het kantoor. Door te experimenteren met werkwijzen en deze voldoende te faciliteren met mobiele eenheden en geschikte ICT voorzieningen zal de komende periode meer invulling gegeven worden aan hybride werken. 

De functie van ons kantoor verandert. Het is steeds meer een ontmoetingsplek: een plek om samen te werken, te co-creëren en creatief te werken. Daarbij moet het bijdragen aan de groei naar de netwerkorganisatie. Het hybride werken heeft impact op de wijze waarop we (samen)werken, werkwijzen en communicatie, maar ook op onze positionering op de arbeidsmarkt. 

Als organisatie willen we het hybride werken optimaal ondersteunen door te werken aan houding en gedrag en de inrichting van het kantoor. Door te experimenteren met werkwijzen en deze voldoende te faciliteren met mobiele eenheden en geschikte ICT voorzieningen zal de komende periode meer invulling gegeven worden aan hybride werken. 

Er zijn veel ontwikkelingen die tegelijkertijd een beroep doen op de informatievoorziening en automatisering. In de uitvoering vragen deze veranderingen strategische kaders en richtlijnen. In de iVisie hebben wij op hoofdlijnen de strategische koers voor de periode 2022-2025 uitgezet met als doel een toekomstbestendige en veilige ICT te garanderen. Zo hebben we bijvoorbeeld bepaald dat we zelf geen ICT ontwikkelen en dat we geen koploper willen zijn, maar wel een slimme volger. We maken gebruik van landelijke overheidsvoorzieningen en stellen de landelijke VNG normen centraal. 
Op basis van deze visie is een cloudstrategie uitgewerkt en vastgesteld: “Cloud: begin met het eind in gedachten!”
In 2023 hebben we na een Europese aanbesteding de IT infrastructuur apparatuur en het beheer daarvan uitbesteed aan een externe partij. Ook is een start gemaakt met een transitie naar een ICT regie-organisatie. Van traditioneel beheer naar opdrachtgeverschap. De transitie- en overgangsperiode brengen ook extra en andere financiële lasten met zich mee.

De komende periode is er veel nieuwe wetgeving van kracht. De Wet open overheid (Woo) regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet. Het is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De belangrijkste wijziging betreft de actieve openbaarmaking, daarvoor moeten we werkprocessen aanpassen. 
Naar verwachting wordt in 2023 de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV) ingevoerd. Met deze wet krijgen inwoners en ondernemers het recht om op digitale wijze zaken te doen met de gemeente. 
Op grond van de Wet elektronische publicaties moeten vanaf 1 januari 2023 documenten – naast de ter inzage legging op een fysieke locatie – ook elektronisch ter inzage worden gelegd. Op dit moment wordt onderzocht hoe de technische uitvoering van de elektronische ter inzage legging gaat plaatsvinden. 
Met de wijziging van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen worden de mogelijkheden van volksvertegenwoordigers om de eigen controlerende en kaderstellende rol bij gemeenschappelijke regelingen te versterken aangepast en uitgebreid. Ook wordt de democratische legitimatie van de besluitvorming binnen een dergelijk samenwerkingsverband vergroot. 

In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie (beheersmaatregelen) ondernomen worden om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Dit zijn de eerste jaarstukken waarin ons college verantwoording aflegt over de rechtmatigheid conform een voorgeschreven format. Door structureel in te zetten op de interne controle en op de rechtmatigheid die nodig is ter onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording hebben we ons hierop voorbereid. We werken met een intern controleplan gebaseerd op analyse van de belangrijkste risico’s. De in- en externe controle worden in samenwerking met de accountant zo goed mogelijk op elkaar afgestemd. Ondanks de nodige voorbereiding in voorgaande jaren heeft de rechtmatigheidsverantwoording de nodige inspanningen gevergd. Onduidelijkheden in het wetgevingstraject hebben niet geholpen.  Op 14 mei 2024 is een raadsbesluit genomen om duidelijkheid te verschaffen over hoe we begrotings(on)rechtmatigheid verantwoorden. Dat doen we in lijn met zoals het voorheen gebeurde. Diverse typen begrotingsafwijkingen zijn met het raadsbesluit als acceptabel aangemerkt. 

 

De verantwoordingsgrens is 3% van de lasten inclusief reserves en daarmee € 4,455 miljoen. Een eventueel totaal aan onrechtmatigheden boven deze grens moet verplicht worden opgenomen in en toegelicht in de “Rechtmatigheidsverantwoording”. We blijven onder deze grens. De rapporteringsgrens is 5% van 1% (materialiteitsgrens) en daarmee € 74.000. Eventuele overschrijdingen van deze laatste grens lichten we hier in de paragraaf bedrijfsvoering conform afspraak toe. 

 

Uitgangspunt voor de beoordeling van de financiële rechtmatigheid, ofwel de rechtmatige totstandkoming van financiële beheershandelingen, zijn drie verantwoordingscriteria: Het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het M&O criterium (misbruik & oneigenlijk gebruik). Per criterium volgt een korte beschrijving, gevolgd door de stand van zaken binnen onze organisatie en welke maatregelen eventueel genomen worden voor verbetering.

 

Begrotingscriterium 
Het begrotingscriterium doelt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het is aan de raad in hoeverre afwijkingen van de begroting acceptabel zijn. 

Onderschrijdingen in de lasten (of kredieten) 
Onderschrijdingen in de lasten (of kredieten) zijn, in lijn met het raadsbesluit van 14 mei 2024 over de rechtmatigheid, acceptabel en worden niet in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Het streven blijft wel om de begrote structurele lasten  bij de bestuursrapportage als de slotwijziging zoveel mogelijk af te ramen tot de verwachte eindstand. Dit geldt ook voor de als acceptabel aangemerkte afwijkingen in de structurele baten. 

 

Overschrijdingen in de lasten
Het programma sociaal domein is het enige programma waar de lasten zijn overschreden. Dit betreft meteen € 3 miljoen. Deze zijn als acceptabel aan te merken omdat het de open-einde regelingen WMO en de Jeugdwet betreft en worden daarom niet in de rechtmatigheidsverantwoording betrokken. Overigens is de helft van dit bedrag het gevolg van de herijking van de tarieven. De bij de bestuursrapportage gereserveerde loon-prijs component in de Algemene uitkering hebben we gereserveerd om dit soort indexen te kunnen dekken. De baten op dit programma zijn ook fors hoger maar dat betreft niet de WMO of de Jeugdwet. Overige afwijkingen die beoordeeld moeten worden in het kader van de begrotingsrechtmatigheid zijn er niet.  

 

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. 
Het voorwaardencriterium komt tot uiting bij de interne audits die uitgevoerd worden volgens het intern controleplan. In elk van de uitgevoerde audits wordt getoetst of aan de eisen van de specifieke wetgeving is voldaan.
Hier volgt een toelichting van de belangrijkste geconstateerde afwijkingen.

 

Subsidies
€ 740.000 is onrechtmatig in het subsidieproces. Proces/voorwaarden uit de subsidieverordening of regelingen zijn niet altijd gevolgd. Het betreft vooral de subsidies aan de zwembaden waar het in de subsidieverordening vastgestelde proces/voorwaarden niet zijn gevolgd. In de Bestuursrapportage 2023 zijn wel de hogere bedragen als gevolg van de stijging energielasten en dergelijk opgenomen. Dus er is wel budget maar het proces om tot de subsidiebeschikking te komen is niet conform de regels verlopen. 

 

Aanbestedingsregels inhuur
€ 1.242.000 is onrechtmatig specifiek voor wat betreft inhuur. Inhuur loopt nog steeds niet altijd via Werken in Gelderland (het Dynamisch Aankoop Systeem) of we kunnen dit door lacunes in de administratie hiervan niet bewijzen. De huidige krappe markt voor flex-personeel schuurt ook steeds meer met zwaardere administratieve procedures. We hebben veel (regelmatig wisselend) inhuur personeel nodig. We doorlopen of administreren de vele inhuurprocedures niet allemaal vlekkeloos. Ook procedures die niet tot een contract leiden wegens gebrek aan kandidaten moeten volledig geadministreerd worden om daarna eventueel rechtmatig buiten de DAS om te kunnen werven. 

 

Aanbestedingsregels overige inkopen
€ 353.000 is onrechtmatig. Betreft deels inkopen die we al jaren niet aanbesteden om zo verschillende (lokale partijen) te kunnen contracteren. We kunnen administratief echter onvoldoende bewijzen dat het afzonderlijke opdrachten betreft die niet opgeteld en aanbesteed hoeven te worden.  

 

Misbruik en oneigenlijk gebruik
Met misbruik en oneigenlijk gebruik wordt gedoeld op het door derden opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Daarbij gaat het om het aangaan van rechtshandelingen die wel in overeenstemming zijn met de bewoordingen van de regelgeving maar die in strijd zijn met het doel en de strekking ervan. 

Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig die functioneren. Veelal zijn deze al geformuleerd als voorwaarde uit de betreffende wet- en regelgeving. Maar ook aanvullende maatregelen in de administratieve organisatie en bestaande werkprocessen kunnen hierin ondersteunen. 

 

Stand van zaken in Berkelland
De gemeente Berkelland beschikt niet over een overkoepelende nota M&O. Toch wordt in de te controleren processen van de (verbijzonderde) interne controle (VIC) aandacht geschonken aan het M&O-criterium. In de VIC zijn geen vermeldenswaardige specifieke fouten met betrekking tot het M&O-criterium geconstateerd.  

Sommige voorwaarden zijn evengoed M&O-gevoelige meetpunten en dekken in combinatie met andere beheersmaatregelen het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik af. De regelmatige uitvoering van de VIC kan in deze gezien worden als een eerste beheersmaatregel. 
De vragenlijsten die voor de VIC gebruikt worden zijn onderdeel van de controleapplicatie Checkpoint-IC. Per vraag wordt verwezen naar de wettelijke tekst van het betreffende toetsingskader. Elk jaar worden deze vragenlijsten voor het begin van het nieuwe controlejaar geüpdatet volgens de actuele regelgeving. Daarbij kunnen aanpassingen gedaan worden die op de actuele plaatselijke regelingen toegesneden zijn. 

 

Maatregelen ter verbetering
In de aankomende jaren is het de wens om de M&O-gevoelige meetpunten duidelijker te benadrukken. Daarom worden op dit moment de technische mogelijkheden verkend en verder uitgewerkt in hoeverre dit criterium binnen deze vragenlijsten beter naar voren gehaald kunnen worden. Andere beheersmaatregelen zoals het vier-ogen-principe en functiescheiding hebben een preventief karakter en vormen daarom op de VIC een aanvulling in de mix aan beheersmaatregelen. Ook de aanwezigheid van dit soort maatregelen zijn getoetst in de verschillende vragenlijsten van diverse processen.

 

Fraude
In 2023 hebben we geen fraude geconstateerd.

 

De Wet Fido, schatkistbankieren, Ufdo en Ruddo
Volgens de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV dient aanvullende informatie opgenomen te worden over de niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het naleven van bepalingen in de Wet Fido en bijbehorende regelingen. Deze regelingen gaan over treasury. Onder treasury verstaan we beheershandelingen die uitgevoerd worden rondom de financiering van de gemeente middels leningen en de verplichting om via kasstortingen en -opnames overtollige middelen in de schatkist aan te houden en de mogelijkheid om overtollige middelen onderling uit te lenen. Om duidelijkheid te krijgen of hier sprake is van financiële (on)rechtmatigheid is het proces Treasury doorgelicht via een VIC. Er zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. 

 

Stand van zaken in Berkelland
De financieringsbehoefte van gemeente Berkelland was in 2023 niet groot en bestond alleen uit kasgeldleningen. De verstrekte geldleningen aan andere kredietnemers waren overzichtelijk en het risico op niet aflossing is beperkt. De regelgeving uit het statuut voldoet voor de processen maar geeft geen risicoanalyse met bijbehorende beheersmaatregelen weer. Uit de VIC kwamen geen fouten.