Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering maakt de dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers, instellingen en bestuur mogelijk. We zijn in verbinding met onze in- en externe klant en leveren mooi werk. Werk wat ertoe doet in de samenleving en waar wij trots op zijn. We groeien toe naar een situatie waarin we in control zijn en tegelijkertijd de flexibiliteit hebben om mee te bewegen met de behoeften uit de samenleving. Daarom is het belangrijk dat we de organisatie ondersteunen met de juiste middelen en werkprocessen en werken vanuit een stevig fundament

In 2024 hebben wij gewerkt aan het opstellen van een visie op bedrijfsvoering. Deze visie helpt in het stellen van prioriteiten. Maar geeft ook houvast voor de organisatie wanneer waarvoor een beroep op de bedrijfsvoeringsorganisatie gedaan kan worden en op welke manier deze dienstverlening plaatsvindt. De leidende principes hierin zijn:

1. We zijn een betrouwbare businesspartner van onze (interne) klanten (bestuur en organisatie)
2. We staan voor een goede en efficiënte bedrijfsvoering
3. We staan ook voor heldere kaders en richtlijnen en handelen daarnaar.

De wereld om ons heen verandert snel. De afgelopen periode heeft ons geleerd dat sommige ontwikkelingen zo snel gaan, dat we ze niet kunnen voorzien en dat we daar snel op in moeten spelen. Trends en ontwikkelingen vragen van om een open blik en een flexibele werkwijze. Daarom volgt de bedrijfsvoeringsorganisatie de trends en ontwikkelingen in de samenleving. 

 
We merken al langere tijd een toename aan opgaven vanuit het Rijk op gemeentelijk niveau. Maar ook een toename van verantwoordingsplicht in diverse regelingen. Dit vraagt ook wat van de bedrijfsvoeringsorganisatie en de capaciteit die daarvoor beschikbaar is.

Helder geformuleerde beleidsdoelen, daaruit voortvloeiende prestaties en de benodigde budgetten. Dat is onze ambitie voor een goede planning en control.

Als de omstandigheden daar om vragen kan een P&C-product ook incidenteel in opzet gewijzigd worden. We hebben stappen gezet om uw raad beter te informeren over de cumulatieve effecten van besluiten met budgettaire consequenties op het begrotingssaldo en de reserves. Indien nodig ook tussentijds. Vanzelfsprekend is dit met inbegrip van wijzigingen door tussentijdse rapportages van de gemeenschappelijke regelingen. Het geprognosticeerde positieve saldo na de slotwijziging is € 5,6 miljoen. Helaas kon de begrotingswijziging van de Participatiewet niet meer worden meegenomen. Hiermee geeft het college aan dat het resultaat nog € 0,9 miljoen verbeterd. Al met al hebben de tussenrapportages geleid tot een betere prognose van het financiële resultaat. Met fase 1 van de ombuigingen wordt ook de volgende stap naar “scherper aan de wind varen” gezet. Hiermee zullen naar verwachting de overschotten afnemen.

In 2024 zijn verder de adviezen uit de managementletter 2023 geprioriteerd en deels opgevolgd. Daarnaast is in 2024 voor het eerst een rechtmatigheidsverklaring door ons opgesteld.  De structurele uitvoering van de verbijzonderde interne controle (VIC) is in 2024 op de bedrijfsvoeringsprocessen sociaal domein (WMO en Jeugdzorg), subsidies, inkoop (facturen) en spendanalyse grondig aangepakt en verder doorontwikkeld. 

Wij werken continu aan een HRM-beleid dat passend is voor onze organisatie en de opgaven die we hebben. Hierbij vertalen we ook regelgeving en effecten van de CAO in ons beleid. Maar ook wensen uit het bestuur en de organisatie. Een veilige werkomgeving is hierin een belangrijk punt. Maar ook het inspelen op de ontwikkelingen in de arbeidsmarkt. We hanteren het Strategische personeelsontwikkelplan/Strategische personeelsplanning als instrument om samen met de teams te zorgen dat onze formatie kwalitatief en kwantitatief berekend is op de opgaven die we hebben.

Organisatieontwikkeling
De gemeentesecretaris heeft haar 100 dagen bevindingen gedeeld met college en met de organisatie. Naar aanleiding van deze bevindingen heeft het college haar opdracht gegeven aan de slag te gaan met organisatieontwikkeling. De gemeentesecretaris heeft hiervoor de projectgroep Organisatieontwikkeling Mooi Wark ingesteld en opdracht gegeven een advies voor te bereiden. Het doel van de opdracht is: Optimaal benutten van het ambtelijk vakmanschap om zo de kwaliteit van onze dienstverlening aan inwoners en ondernemers blijvend aan te passen aan veranderende omstandigheden. Daar is professionele autonomie en eigenaarschap voor nodig. Dat vraagt om een heldere concerngedachte met kaders en kernwaarden, rolduidelijkheid, eigenaarschap, aandacht voor het ambtelijk vakmanschap en ontwikkeling daarvan. Zo werken we samen aan een ‘Mooi Wark organisatie’. Het beoogde resultaat van de opdracht is:

• Een analyse op basis van wat er al aan input ligt en op basis van dialoog vanuit diverse perspectieven (medewerkers, CO/PM, COO, huidige ‘middenlaag’ en OR), over de vraag hoe een middenlaag ons kan helpen bij de regeltaken, aandacht en rolduidelijkheid.
• Een opzet voor de nieuw in te richten managementstructuur waarin onderscheid is gemaakt op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
• Een uitwerking op hoofdlijnen van de kenmerken van deze niveaus en bijbehorende rollen, aangevuld met duidelijke voorbeelden (taken, verantwoordelijkheden, mandaat, overlegstructuur).

Integere bestuurders en ambtenaren zijn een basisvoorwaarde voor het vertrouwen van inwoners in de lokale overheid. Integriteit is dan een groot goed en daarmee een belangrijk onderwerp in onze organisatie. We vinden het belangrijk dat we een goed werkgever zijn. Het afgelopen jaar is er veel extra aandacht besteed aan een veilige werkomgeving. We er zijn bijeenkomsten geweest over het bewustzijn van onze medewerkers over integer handelen en zorgen voor een veilige omgeving waarin grensoverschrijdend gedrag bespreekbaar gemaakt kan worden.
 
Daarnaast is een aantal randvoorwaarden geregeld die bijdragen aan een veilige werkomgeving. Denk hierbij aan trainingen over het agressieprotocol, trainingen over ambtelijk/bestuurlijk samenspel, de livegang van een gemeentelijke incidenten registratie en beschikbaarheid van onze vertrouwenspersonen.

In tegenstelling tot de landelijke afkoeling van de arbeidsvraag neemt de vraag naar nieuw personeel bij gemeenten toe. In het laatste kwartaal van 2023 bereikte het aantal ontstane vacatures bij gemeenten een historisch hoog niveau. Een mogelijke verklaring voor de afwijkende trend is de stijgende vraag naar uitkeringen en sociale voorzieningen (zoals bijstandsuitkeringen, schuldhulpverlening en jeugdzorg), evenals de belangrijke rol van gemeenten in een aantal grote maatschappelijke opgaven (zoals woningbouw, de energie- en stikstofvraagstukken en veiligheidsvraagstukken). Aanvullend kan het relatief hoge aantal 60-plussers dat bij gemeenten werkt een rol spelen. Hierdoor valt een hogere uitstroom naar pensioenen te verwachten.

Ook binnen onze organisatie is sprake van een toename van het aantal vacatures. In 2017 waren dit nog 33 vacatures per jaar, in 2022 waren er 71 vacatures, in 2023 waren er 84 vacatures en in 2024 hebben we in totaal 89 vacatures gesteld. In alle domeinen zijn vacatures vaak moeilijk vervulbaar. Toch lukt het, eventueel met inzet van externe partijen, inzet en opleiden van trainees/starters en doorstroom van eigen medewerkers, om het merendeel van de vacatures te vervullen. Aannemelijk is wel dat de schaarste de komende jaren gaat toenemen waardoor vacatures nog moeilijker te vervullen zijn. 

Het afgelopen jaar hebben we extra ingezet op arbeidsmarktcommunicatie op diverse social media. We laten hierbij zien hoe mooi en uitdagend het werken voor de gemeente Berkelland is. Wij bieden moderne en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden en bieden medewerkers mogelijkheden om een goede werk-privé balans te hebben en te houden.

Daarnaast krijgen nieuwe medewerkers bij ons een vliegende start in ons introductieprogramma en al voor de eerste werkdag is er contact. Vertrekkende medewerkers laten we met een goed gevoel de organisatie verlaten; zij zijn immers ook onze ambassadeurs. We houden contact met oud-medewerkers, ook met medewerkers die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt omdat zij mogelijk nog werkzaamheden voor ons kunnen/willen vervullen. Maar ook hebben we aandacht voor de zittende medewerkers en bevorderen we interne doorstroming waar mogelijk.

We zijn een onderzoek gestart naar de consequenties van de invoering van nieuwe Europese wetgeving. Een nieuwe richtlijn ter bescherming tegen cyberincidenten, bekend onder ‘de Network and Information Security directive’, ofwel NIS2-richtlijn richt zich onder andere op een aantal nieuwe sectoren, zoals de overheid. Daarmee worden steeds hogere eisen gesteld aan de fysieke beveiliging en worden de kosten van aanschaf, beheer en onderhoud van hard- en software relatief duurder. Het komend jaar worden de gevolgen van deze wettelijke eisen verder in beeld gebracht inclusief de financiele gevolgen.

In het voorjaar 2024 hebben we ons privacybeleid geëvalueerd en opnieuw vastgesteld.

En in het najaar 2024 hebben we ons informatiebeveiligingsbeleid geëvalueerd en opnieuw vastgesteld.

Eind 2023 is het convenant Horizontaal Toezicht getekend. Dit convenant verplicht ons om in 2024 (en de komende jaren) verdere stappen te zetten om de fiscale processen te monitoren. In 2024 hebben we veel van de processen met fiscale risico's bij personeelsregelingen zoals reiskosten en declaraties gedigitaliseerd. Daarnaast hebben we ondersteunend systeem geïmplementeerd waardoor we vastleggen welke stappen in analyse en controle doorlopen moeten worden en welke ook daadwerkelijk zijn doorlopen.

In 2023 zijn we op basis van de iVisie en cloudstrategie gestart om onze IT-infrastructuur te vervangen en de ICT beheerorganisatie om te vormen tot een ICT regie organisatie. Eigen apparatuur in de infrastructuur en het beheer daarop wordt nu als dienst afgenomen. We zijn overgegaan van traditioneel beheer naar opdrachtgeverschap, waarbij de overgangsperiode extra financiële lasten met zich meebrengt. 

Met name door het specialistische karakter en de krapte op de arbeidsmarkt hebben we ook andere beheeronderdelen uitbesteed. In verband ook met deze (organisatorische) ontwikkeling zijn we genoodzaakt geweest personeel in te huren.

We maakten een transitie naar Microsoft 365 en het werken met Teams om het hybride werken en digitaal en samenwerken verder te optimaliseren.

Op grond van de Wet elektronische publicaties moeten vanaf 1 juli 2023 documenten, naast de terinzagelegging op een fysieke locatie, ook elektronisch ter inzage worden gelegd. Dit geldt voor documenten die onderdeel vormen van de procedure op grond van afdeling 3.4 Awb. Dit is inmiddels geïmplementeerd.

Met de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2022 zijn de mogelijkheden van volksvertegenwoordigers om de eigen controlerende en kaderstellende rol bij gemeenschappelijke regelingen te versterken aangepast en uitgebreid. Ook wordt de democratische legitimatie van de besluitvorming binnen een dergelijk samenwerkingsverband vergroot. De wijziging is door alle gemeenschappelijke regelingen waaraan Berkelland deelneemt uiterlijk op 1 juli 2024 geïmplementeerd. Behalve door de Openbaar Lichaam Vuilverwerking Noord Oost Achterhoek. Dit betreft een "slapende" regeling, waaraan Oost-Gelre en Berkelland deelnemen.

Op 1 november 2024 is de eerste tranche verplichte informatiecategorieën ten aanzien van de actieve openbaarmaking op grond van de Wet open overheid (Woo) ingegaan. Hier wordt in de paragraaf over de Woo dieper op ingegaan.

Naast deze nieuwe ontwikkelingen op het gebied van wetgeving die organisatiebreed impact hebben, zijn er ook diverse specifieke wetgeving met vergaande impact. Dit betreft onder andere:

• Wet aanpak meervoudige problematiek in het sociaal domein (kortweg Wams)
  Met deze wet wordt domeinoverstijgende gegevensdeling in het sociaal domein (o.a. Jeugdwet, Wmo, Participatiewet) mogelijk. De invoering van de wet is door de val van het kabinet in 2024 vertraagd. Het wetsvoorstel is daarna controversieel verklaard. Onduidelijk is op dit moment of en wanneer de behandeling in de Tweede Kamer wordt opgepakt.
• Omgevingswet
  Deze is op 1 januari 2024 in werking getreden. Met de Omgevingswet wil de overheid de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen.
• Wet gemeentelijke instrumenten warmtetransitie (Wgiw).
  De Eerste Kamer heeft op 10 december 2024 ingestemd met deze wet. Hiermee krijgt de gemeente aanvullende juridische instrumenten om sturing te geven aan de energietransitie.
• Wijziging Gemeentewet uitbreiding van de sluitingsbevoegdheid voor de burgemeester is ter handhaving van de openbare orde.
  Hierdoor heeft de burgemeester de bevoegdheid om panden tijdelijk te sluiten in geval van ernstige verstoringen van de openbare orde, zoals beschietingen, het aantreffen van vuurwapens en munitie in een woning, of het gebruik van vuurwerk en explosieven tegen gebouwen.

In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie (beheersmaatregelen) ondernomen worden om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. We zetten structureel in op de interne controle van de rechtmatigheid die nodig is ter onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording. We werken met een intern controleplan gebaseerd op analyse van de belangrijkste risico’s. De in- en externe controle worden in samenwerking met de accountant zo goed mogelijk op elkaar afgestemd. Ondanks de nodige voorbereiding in voorgaande jaren heeft de rechtmatigheidsverantwoording de nodige inspanningen gevergd. 

De verantwoordingsgrens is 3% van de lasten inclusief reserves en daarmee € 4,607 miljoen. Een eventueel totaal aan onrechtmatigheden boven deze grens moet verplicht worden opgenomen in en toegelicht in de “Rechtmatigheidsverantwoording”. We blijven onder deze grens. De rapporteringsgrens is 5% van 1% (materialiteitsgrens) en daarmee € 77.000. Eventuele overschrijdingen van deze laatste grens lichten we hier in de paragraaf bedrijfsvoering toe. 

Uitgangspunt voor de beoordeling van de financiële rechtmatigheid, ofwel de rechtmatige totstandkoming van financiële beheershandelingen, zijn drie verantwoordingscriteria: Het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het M&O criterium (misbruik & oneigenlijk gebruik). Per criterium volgt een korte beschrijving, gevolgd door de stand van zaken binnen onze organisatie en welke maatregelen eventueel genomen worden voor verbetering. 

Begrotingscriterium 
Het begrotingscriterium doelt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het is aan de raad in hoeverre afwijkingen van de begroting acceptabel zijn. Onderschrijdingen in de lasten (of kredieten) zijn, in lijn met het raadsbesluit van 26 november over de slotwijziging, acceptabel. Omdat ze bij deze rekening ook gemeld zijn, zijn ze niet alleen acceptabel maar ook rechtmatig. De lasten op twee programma’s (Werken en leren en Veiligheid) zijn samen overschreden voor € 79.000.  Vier kredieten zijn in totaal met € 78.000 overschreden. De totale begrotingsonrechtmatigheid bedraagt afgerond € 0,2 miljoen.

Voorwaardencriterium 
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het voorwaardencriterium komt tot uiting bij de interne audits die uitgevoerd worden volgens het intern controleplan. In elk van de uitgevoerde audits wordt getoetst of aan de eisen van de specifieke wetgeving is voldaan. Hier volgt een toelichting van de belangrijkste geconstateerde afwijkingen. 

Subsidies
In tegenstelling tot het jaar 2023 in 2024 geen onrechtmatigheden geconstateerd bij subsidies. 

Aanbestedingsregels werken
€ 2,9 miljoen onrechtmatig specifiek voor wat betreft werken. Werken hebben een hogere aanbestedingsgrens dan leveringen/diensten. Onrechtmatigheden gaan hierdoor gelijk over grotere bedragen. Ondanks dat op de onrechtmatigheid van de betreffende inkoop wel wat is af te dingen of kanttekeningen bij zijn te maken, hebben we toch geoordeeld dat deze onrechtmatig is. We respecteren de grens zo mogelijk royaal. Deze kan in bepaalde gevallen, gemotiveerd, wel worden opgezocht.

Aanbestedingsregels diensten/levering inclusief inhuur
€ 1,0 miljoen. Deze onrechtmatigheid is onderverdeel in een 14-tal dossiers/contracten. Net als in 2023 zit hier ook nog inhuur tussen. De bedragen zijn echter afgenomen omdat inhuur steeds vaker gedocumenteerd via Werken in Gelderland (het Dynamisch Aankoop Systeem) loopt, en oude contracten aflopen. De andere casussen betreffen deels inkopen die we al jaren niet aanbesteden om zo verschillende (lokale partijen) te kunnen contracteren. We kunnen administratief echter onvoldoende onderbouwen dat het afzonderlijke opdrachten betreft die niet opgeteld en aanbesteed hoeven te worden.

Opvolging intern inkoopbeleid
Net zoals we een aantal keren achteraf kunnen concluderen dat we de Europese aanbestedingsregels niet hebben gevolgd is ook een aantal keren het interne inkoopbeleid niet gevolgd. Terugkerende onderwerpen in de bevindingen rondom de opvolging van het intern inkoopbeleid zijn centrale vastlegging en volledige dossiervorming. 
In 2024 zijn reeds enkele wijzigingen in werkwijzen geïmplementeerd die hierin verandering brengen. Vanuit de (verbijzonderde) interne controle (VIC) zal de nadruk gelegd worden op monitoring en borging van de te zetten stappen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik 
Met misbruik en oneigenlijk gebruik wordt gedoeld op het door derden opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of - uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Daarbij gaat het om het aangaan van rechtshandelingen die wel in overeenstemming zijn met de bewoordingen van de regelgeving maar die in strijd zijn met het doel en de strekking ervan. Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig die functioneren. Veelal zijn deze al geformuleerd als voorwaarde uit de betreffende wet- en regel-geving. Maar ook aanvullende maatregelen in de administratieve organisatie en bestaande werkprocessen kunnen hierin ondersteunen. 

Stand van zaken in Berkelland 
De gemeente Berkelland beschikt niet over een overkoepelende nota M&O. Toch wordt in de te controleren processen van de VIC aandacht geschonken aan het M&O-criterium. In de VIC zijn geen specifieke fouten boven de rapporteringsgrens met betrekking tot het M&O-criterium geconstateerd. 

Sommige voorwaarden zijn evengoed M&O-gevoelige meetpunten en dekken in combinatie met andere beheersmaatregelen het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik af. De regelmatige uitvoering van de VIC kan in deze gezien worden als een eerste beheersmaatregel. De vragenlijsten die voor de VIC gebruikt worden zijn onderdeel van de controleapplicatie Checkpoint-IC. Per vraag wordt verwezen naar de wettelijke tekst van het betreffende toetsingskader. Elk jaar worden deze vragenlijsten voor het begin van het nieuwe controlejaar geüpdatet volgens de actuele regelgeving. 

Andere beheersmaatregelen zoals het vier-ogen-principe en functiescheiding hebben een preventief karakter en vormen daarom op de VIC een aanvulling in de mix aan 
beheersmaatregelen. Ook de aanwezigheid van dit soort maatregelen zijn getoetst in de verschillende vragenlijsten van diverse processen.

Fraude
In 2024 hebben we geen fraude geconstateerd.

De Wet Fido, schatkistbankieren, Ufdo en Ruddo
Volgens de Kadernota rechtmatigheid dient aanvullende informatie opgenomen te worden over de niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het naleven van 
bepalingen in de Wet Fido en bijbehorende regelingen. Deze regelingen gaan over treasury. Onder treasury verstaan we beheershandelingen die uitgevoerd worden rondom de financiering van de gemeente middels leningen en de verplichting om via kasstortingen en -opnames overtollige middelen in de schatkist aan te houden en de mogelijkheid om overtollige middelen onderling uit te lenen. Om duidelijkheid te krijgen of hier sprake is van financiële (on)rechtmatigheid is het proces Treasury in 2023 doorgelicht via een VIC. Er zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. Omdat in 2024 de financieringsbehoefte van gemeente Berkelland wederom klein was is er niet opnieuw een VIC uitgevoerd. De regelgeving uit het statuut voldoet voor de processen maar geeft geen risicoanalyse met bijbehorende beheersmaatregelen weer.