Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering maakt de dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers, instellingen en bestuur mogelijk. We zijn in verbinding met onze interne en externe klant en leveren mooi werk. Werk dat ertoe doet in de samenleving en waar wij trots op zijn.
We groeien toe naar een situatie waarin we in control zijn en tegelijkertijd de flexibiliteit hebben om mee te bewegen met de behoeften uit de samenleving.
Daarom is het belangrijk dat we de organisatie ondersteunen met de juiste middelen en werkprocessen en werken vanuit een stevig fundament.
Een aantal externe en interne ontwikkelingen dragen bij aan het versterken van dit fundament.

De bedrijfsvoering van de gemeente Berkelland professionaliseert zich. De komende periode wordt een aantal stappen gezet om de basis verder te versterken ten behoeve van de ondersteuning aan de organisatie en daarmee het bestuur.

 

Regie op de organisatieontwikkeling
De gemeente Berkelland groeit toe naar een netwerkorganisatie, waarin de toegevoegde waarde van ons werk plaatsvindt in de in- en externe netwerken waar wij onderdeel van zijn. We bevinden ons in de haarvaten van de samenleving en spelen in op de behoefte van de samenleving. We hebben daarbij vertrouwen in de professionaliteit en het eigenaarschap van onze medewerkers. We geven hen dan ook de ruimte om binnen de gestelde kaders hun werk te doen.
De afgelopen periode is er geïnvesteerd in een programma organisatie en ontwikkeling, waarin we vormgeven aan de netwerkorganisatie. Dit doen we aan de hand van drie pijlers, waaronder verschillende activiteiten behoren. De drie pijlers zijn:
- Leren en ontwikkelen: met onder andere de doorontwikkeling van de Berkelland Academie en de gesprekkencyclus.
- Leiderschap: met onder andere de doorontwikkeling van opdrachtgever- en opdrachtnemerschap in de organisatie.
- Versterken van het fundament: met onder andere Berkelland Vitaal, teamplannen en de doorontwikkeling van de regeltaken in de basisteams.
Het komende jaar staat het versterken van de resultaatgerichtheid van de organisatie centraal in het programma organisatie en ontwikkeling.

 

Doorontwikkeling Planning en Control
Een P&C-cyclus die het benodigde inzicht geeft in sturingsinformatie op niveau van de gemeenteraad, het college en de organisatie. Helder geformuleerde beleidsdoelen, daaruit voortvloeiende prestaties en de benodigde budgetten. Dat is de ambitie voor de begroting 2023. Dat betekent dat naast de stappen die al gezet zijn in de eerste helft van 2022 vooral aandacht zal zijn voor:

• De keuzes van programma’s
  Daarbij zijn een aantal vragen van belang. Passen de huidige programma’s nog bij de huidige ambities en de huidige informatiebehoefte? Zijn de programma’s in evenwicht of is een andere indeling verstandiger? Bijvoorbeeld omdat we uniforme verantwoordingsregels kunnen hanteren.
• Autorisatieniveau
  Op welk niveau autoriseert de raad? Welke verantwoordingsnormen horen daarbij? Dit hangt ook samen met de vragen over de programmakeuzes.
• Sturingsinformatie
  Het niveau van autorisatie en daarmee ook het niveau van sturing heeft gevolgen voor de benodigde sturingsinformatie. In 2022 zullen de eerste stappen gezet worden naar aanleiding van de eerder gemaakte keuzes. Dit zal wel een langere doorontwikkeltijd vragen.

Voor alle documenten in de P&C cyclus geldt dat we deze blijven verbeteren om meer inzicht te geven. Daarbij besteden we in 2022 extra aandacht aan de risicoparagraaf en onderzoeken we hoe we uw raad (tussentijds) beter kunnen informeren over afwijkingen. Op deze wijze geven we mede invulling aan Motie M21-13 (beleid voorkomen overschotten). Naast deze actie streven we ernaar de tussentijdse rapportages van de Gemeenschappelijke Regelingen, die wij in het najaar ontvangen voor een zienwijze, te voorzien van een begrotingswijziging. Verder wordt met ingang van 2021 het saldo van de grondexploitatie bij de jaarrekening direct verrekend met de reserves grondexploitaties.

 

Privacy en informatieveiligheid
De digitale dreiging en de weerbaarheid van onze organisatie is enorm belangrijk en heeft hoge prioriteit. Want een cyberincident raakt digitale processen en wanneer die niet naar behoren werken, heeft dat effect op het functioneren van de gehele gemeentelijke organisatie, onze inwoners/bedrijven en maatschappij.

Een benadering vanuit alleen een technische invalshoek is te veel beperkt. Het gaat vooral om de wijze waarop organisaties en mensen digitalisering gebruiken. Naast de beveiligingsmaatregelen in de hard- en software, hebben we daarom ook veel aandacht voor het vergroten van het bewustzijn en de kennis van medewerkers over dit onderwerp. Zo moeten medewerkers periodiek een e-learning volgen waarin kennis wordt overgebracht over privacy en veiligheid zodat zij zich meer bewust zijn van de gevaren en risico’s.

Het is belangrijk dat onze taken op een zorgvuldige en rechtmatige manier worden uitgevoerd. Om onze dienstverlening als organisatie op peil te houden organiseren we jaarlijks interne en externe audits. Dit gebeurt vanuit de financiële invalshoek maar ook vanuit de invalshoeken van processen, juridische kwaliteit en privacybescherming en informatieveiligheid.

Rechtmatigheidsverklaring
Na uitstel met één jaar wordt 2022 het eerste jaar dat het college bij de jaarrekening een rechtmatigheidsverklaring aflegt. Dat betekent dat nu na het voorbereidingsjaar 2021 structureel wordt ingezet op de interne controle en op de rechtmatigheid die nodig is ter onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording. Door herschikking van functies zijn de taken op het gebied van administratieve organisatie en interne controle meer toekomstbestendig neergezet. We werken met een intern controleplan gebaseerd op analyse van de belangrijkste risico’s. De in- en externe controle worden in samenwerking met de accountant zo goed mogelijk op elkaar afgestemd.

Integrale kwaliteitszorg
In 2022 zal vanuit de bovengenoemde expertises steeds meer samenwerking worden gezocht om invulling te geven aan integrale kwaliteitszorg. Daarmee willen we een multidisciplinaire bijdrage leveren aan het optimaliseren van de inrichting van de organisatie en de processen zodat onze doelstellingen worden gerealiseerd en gevolgen van risico’s in beeld zijn en worden beperkt.

Fiscale risico’s
Het beperken van de fiscale risico’s blijft ook een punt van aandacht. De afgelopen jaren zijn stappen gezet om de risico’s te verkleinen. Voor 2022 gaan we ons richten op het verder optimaliseren van de beheersing van fiscale processen en risico’s. Dat doen we om fiscaal ‘in control’ te zijn en omdat we voor eind 2022 aan (landelijk) aangescherpte voorwaarden moeten voldoen als wij in aanmerking willen komen voor continuering van het horizontaal toezicht door de belastingdienst.

De wereld om ons heen verandert snel. Het afgelopen half jaar heeft ons geleerd dat sommige ontwikkelingen zo snel gaan, dat we ze niet kunnen voorzien en dat we daar flexibel naar kunnen handelen. Trends en ontwikkelingen vragen van ons dat we een open blik hebben en waar nodig flexibel zijn in onze werkwijze. Daarom volgt de bedrijfsvoeringsorganisatie de trends en ontwikkelingen in het werkveld.
Veel van deze veranderingen hebben gevolgen voor de ICT organisatie en middelen van de informatievoorziening. Vooral de eerstkomende jaren zal de transitie dubbele kosten met zich meebrengen.

Hybride werken
Een van de grootste ontwikkelingen van de afgelopen tijd is het hybride werken. Door de coronacrisis werd thuiswerken de norm. Als organisatie hebben we dit goed weten op te vangen en werken medewerkers met de middelen om dit goed en gezond vorm te kunnen geven.
Tegelijkertijd zien we dat we anders zijn gaan kijken naar werk en het gebruik van het kantoor. Het hybride werken zal in de nabije toekomst centraal staan in onze manier van werken. Dit houdt in dat we vanuit verschillende locaties met elkaar kunnen vergaderen, samenwerken, overleggen en geconcentreerd kunnen werken. De functie van ons kantoor verandert en zal steeds meer worden ingezet als ontmoetingsplek: een plek om samen te werken, te co-creëren en creatief te werken. Daarbij moet het medewerkers uitdagen om de verbinding te zoeken met buiten en binnen.
De komende periode wordt er gekeken hoe we het gebouw zo kunnen vormgeven dat medewerkers worden uitgedaagd om bovenstaande te doen. Ook is er aandacht voor hoe we het werken in deze nieuwe omstandigheden met elkaar vormgeven.

De ICT werkplek
Door het hybride werken is de ICT-werkplek volop in beweging. Er is ook in Berkelland steeds meer behoefte aan flexibiliteit, mobiliteit en de integratie in het gebruik van ICT werkplek apparatuur.
Waar we eerst voornamelijk gefocust waren op een centrale IT infrastructuur, groeien we nu toe naar een flexibele infrastructuur waarin het plaats- en tijdonafhankelijk samenwerken en online vergaderen ondersteund worden. En waarbij aandacht is voor privacy en informatieveiligheid.

De cloud rukt op
Alle applicatieleveranciers van de lokale overheid zijn bezig hun, vaak lokaal geïnstalleerde applicaties, om te zetten naar Software-as-a-Service. Daarmee worden de belangrijkste registraties en databases van gemeenten steeds meer verplaatst naar de datacenters van de leveranciers. Dat heeft impact op zowel de ICT-omgeving, vanwege de krimp van de lokale infrastructuur, als op de ICT-beheerorganisatie door de verschuiving van technisch beheer naar regievoering. Consequentie is ook dat ons datacenter de komende jaren daardoor steeds leger raakt. Bij (technische) vervangingen van apparatuur kunnen we die faciliteiten gaandeweg beter elders huren. Er worden namelijk hoge eisen gesteld aan de fysieke beveiliging (zoals dubbele uitvoering, uitwijk koeling, brandveiligheid en noodstroom) waardoor de kosten van aanschaf, beheer en onderhouden relatief duur zijn.

Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI)
Doordat de cloud oprukt en datacenter (op termijn) buiten het gebouw worden geplaatst, hebben gemeenten hiervoor een betrouwbare, veilige en robuuste IT-infrastructuur nodig. Daar zijn we zelf verantwoordelijk voor en daarbij gelden er niet alleen steeds hogere eisen voor informatiebeveiliging en privacy, maar ook voor snelheid, aanpasbaarheid, volume en serviceniveaus. Deze verantwoordelijkheid leidt tot grote inspanningen voor gemeenten. In de Achterhoek zijn verbindingen relatief schaars.

Door meer collectief in VNG verband te doen op die delen van de informatievoorziening, ontstaat meer ruimte voor gemeenten om zich te richten op hun primaire taakstellingen. Samen met VNG realiseren gemeenten een Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI). Het schept de voorwaarden om op een goede, veilige en flexibele wijze de overstap te maken naar de cloud. De GGI wordt tegelijkertijd ontwikkeld met het organiseren van meer gezamenlijke processen en dienstverlening bij gemeenten. Daarnaast staan we samen door de schaalgrootte van het collectief (gemeenten samen) sterker in de onderhandelingen met leveranciers. We bepalen zelf wat we doen en zijn samen veel beter in staat om er ook actief regie op te voeren. En de efficiency van gezamenlijkheid leidt dikwijls tot lagere meerkosten.

Data-analyse
In vervolg op de eindrapportage van Berenschot (2019) is datalab GO in 2021 gestart. Het doel van Datalab GO is de acht samenwerkende gemeenten te ondersteunen bij datagedreven werken; meer in het bijzonder beleidsontwikkeling met behulp van data. Door hierin als gemeenten samen te werken kunnen kennis en krachten worden gebundeld. Naar verwachting leidt dit tot effectiever beleid en zal er ook sprake zijn van een inverdieneffect. Naast de samenwerking met andere gemeenten wordt de organisatie zelf ook steeds meer databedreven. De vraag naar feiten en informatie gebaseerd op data stijgt. We groeien van een situatie waarin data informatie is naar een situatie waarin data ons kennis en wijsheid oplevert en helpt bij beleidsontwikkeling. Daarvoor zijn kennis en vaardigheden nodig.
Veel data, dashboards, viewers zijn al beschikbaar. Maar welke data is er en waar kan ik die vinden? Met een dataportaal willen we gestructureerd data beschikbaar stellen. Eerst binnen de gemeentelijke organisatie en op den duur ook daarbuiten.

 

Taakstelling bedrijfsvoering
In de perspectiefnota van 2021 is de taakstelling op de ambtelijke organisatie geformuleerd van per saldo € 925.000. Deze bestaat uit twee onderdelen. Een deel omvat een bedrag van € 525.000 en is direct in de begroting van 2021 gerealiseerd. Dit is gerealiseerd door onder andere realistischer te begroten en een aantal posten binnen de bedrijfsvoering te verlagen.
Daarnaast dient een ombuiging van respectievelijk € 796.000 in 2023 en € 866.000 in de volgende jaren gerealiseerd te worden ten behoeve van de structurele financiering van urgente en noodzakelijke ontwikkelingen. De structurele middelen hiervoor moeten nog binnen de bestaande bedrijfsvoeringsbudgetten gevonden worden.