Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering is er op gericht om de organisatie zo goed mogelijk te ondersteunen en faciliteren in dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers en instellingen.
Daar is een adequaat leer- en ontwikkelingsprogramma voorwaardelijk voor.

De bedrijfsvoering van de gemeente Berkelland professionaliseert zich. De komende periode wordt een aantal stappen gezet om de basis verder te versterken ten behoeve van de ondersteuning aan de organisatie en daarmee het bestuur.

Doorontwikkeling planning en control
In 2021 gaan we verder met de kwalitatieve verbetering en doorontwikkeling van de planning en control (hierna P&C) in de organisatie. We richten ons zowel op het doorontwikkelen en vernieuwen van de P&C documenten als het versterken van de basis van onze documenten en de interne werkwijze.
Het verbeteren van de P&C in onze organisatie gaat niet in een keer. Dat vraagt om afstemming, verdieping van inzicht in de informatiebehoefte op de verschillende niveaus en het opdoen van ervaring. Het is dus een herhalend proces dat afstemming vraagt tussen de organisatie, het college van B&W, de gemeenteraad en de auditcommissie. Doel van het proces is om de begroting van 2022 volgens de nieuwe werkwijze in te richten.
Daarnaast zetten we in op het versterken van de controlfunctie en hebben we opdracht gegeven om kwartier te maken voor de functie van fulltime concerncontroller.

HR21
Om de organisatie- en besturingsfilosofie te ondersteunen is onderzoek gedaan naar welke functiemethodiek en HRM kaders hier het beste aan kunnen bijdragen. Op basis van dit onderzoek is gekozen voor het invoeren van HR21. HR21 is het sectorale functiewaarderingssysteem dat is ontwikkeld in opdracht van de VNG en reeds bij veel gemeenten is ingevoerd. Begin 2020 is intern begonnen met de implementatie van HR21 wat onder andere omvat dat alle huidige functies worden ingedeeld binnen dit systeem. Verder biedt HR21 mogelijkheden om te ondersteunen aan het proces van organisatie- en teamontwikkeling. Begin 2021 verwachten we de indeling van de functies definitief door te kunnen voeren in de organisatie.

Privacy en informatieveiligheid
Als gemeente beschikken wij over veel (privacy)gevoelige informatie. De gegevens die we beheren moeten goed beschermd zijn. Dat betekent dat we goede afspraken maken met leveranciers en inzetten op zorgvuldig gebruik door onze medewerkers. Bovendien moeten we als lokale overheid voldoen aan wet- en regelgeving en schenken we voortdurend aandacht aan het vergroten en bestendigen van I-bewustzijn in onze organisatie.

Het is belangrijk dat onze taken op een zorgvuldige en rechtmatige manier worden uitgevoerd. Om onze dienstverlening als organisatie op peil te houden organiseren we jaarlijks interne en externe audits. Dit gebeurt zowel vanuit de financiële invalshoek als vanuit de invalshoek van processen en juridische kwaliteit.

Rechtmatigheidsverklaring

Dit jaar is het eerste jaar dat het college bij de jaarrekening een rechtmatigheidsverklaring aflegt. Dit vraagt een meer structurele inzet op de rechtmatigheidscontroles gedurende het jaar. We blijven daarbij ook extra aandacht schenken aan de Europese aanbestedingen als een van de grootste risico’s op het gebied van rechtmatigheid.

Door herschikking van functies worden de taken op het gebied van administratieve organisatie en interne controle meer toekomstbestendig neergezet. We gaan werken met een intern controleplan gebaseerd op analyse van de belangrijkste risico’s. De samenwerking met de accountant zal verder worden gezocht zodat in- en externe controle elkaar aanvullen.

Fiscale risico’s
Het beperken van de fiscale risico’s blijft ook een punt van aandacht. De afgelopen jaren zijn stappen gezet om de risico’s te verkleinen.  Voor 2021 richten we ons op het aanscherpen van de boekingsinstructies voor de verschillende belastingregelingen. Daarmee kunnen fouten beperkt worden.

De samenleving verandert en de wijze waarop we als gemeente samenwerken met onze inwoners, ondernemers en instellingen ook. Dit vraagt een andere werkwijze van onze medewerkers in de samenleving, maar ook van de ondersteunende teams in het gemeentehuis. Daarom volgt de bedrijfsvoeringsorganisatie trends en ontwikkelingen in het werkveld.

Databedreven werken en onderbouwd besturen
Ook binnen overheden en samenleving groeit op steeds meer plekken de vraag naar betrouwbare data voor onderbouwing en verantwoording van besluitvorming. Gemeenten gaan samen op zoek naar actuele, nauwkeurige en gedetailleerde informatie zodat zij hun beleid en bestuur goed onderbouwd kunnen inrichten. Dat betekent in eerste instantie dat bij beleidsvoorbereiding, monitoring en evaluatie ideeën en visies hand in hand gaan met feiten. Dit helpt ons beleid effectiever en efficiënter vorm te geven.
We vinden het belangrijk dat we in de gemeente Berkelland ons hierin verder ontwikkelen. Daarom nemen we actief deel aan het regionale initiatief Datalab GO en vergroten we de kennis in de organisatie omtrent databedreven werken.

Ontwikkeling Informatievoorziening en implementatie Cloudstrategie
Een adequate ICT-infrastructuur is essentieel voor de organisatie. Een van de ontwikkelingen waarop wij dienen te anticiperen is dat steeds meer applicaties en diensten die wij afnemen in de Cloud zitten in plaats van dat ze ’on-site’ aanwezig zijn. Deze ontwikkeling is niet tegen te gaan en heeft gevolgen voor onze technische inrichting, applicaties, dataopslag en gebruik, relaties met leveranciers en de toerusting van de organisatie. Dat betekent een noodzakelijke investering om goed te kunnen acteren in dit veranderende landschap. Hiervoor trekken we € 80.000 uit.

Taakstelling bedrijfsvoering
In de perspectiefnota 2021 is de taakstelling op de ambtelijke organisatie geformuleerd van per saldo €925.000. Deze bestaat uit twee onderdelen. Een deel omvat een bedrag van €525.000 en wordt direct in de begroting van 2021 gerealiseerd door onder andere realistischer te begroten en een aantal posten binnen bedrijfsvoering te verlagen. Het gaat hier bijvoorbeeld om de vrijval van kapitaallasten op bedrijfsvoeringsinvesteringen zoals ICT en materieel, wijziging van het aannamebeleid van nieuw personeel en het reduceren van externe advisering.
Daarnaast dient een ombuiging van ruim €400.000 in 2023 gerealiseerd te worden ten behoeve van de structurele financiering van urgente en noodzakelijke ontwikkelingen. De structurele middelen hiervoor moeten dus binnen de bestaande bedrijfsvoeringsbudgetten worden gevonden. Voorbeelden in dit kader zijn de aanvulling van formatie ten behoeve van de versterking van de financiële functie, versterking van de kwaliteit en control ten behoeve van de buitendienst, de uitbreiding van de formatie op het gebied van vergunningverlening en de aanstelling van een fulltime concerncontroller.