Bedrijfsvoering

Berkelland goed georganiseerd!

Organisatieontwikkeling

In februari 2018 is het twee jaar geleden dat de organisatie is gekanteld naar zelforganiserende teams om daarmee invulling te geven aan de in de visie “Organisatieontwikkeling 2020” geformuleerde ambitie om slank, daadkrachtig en flexibel te zijn. Het fundament van deze organisatieontwikkeling, de zelforganisatie, staat niet ter discussie. Wel is er een doorontwikkeling geweest in de concern-hulpstructuur om het rendement te vergroten. Zo zijn er maatregelen genomen om de aansturingsstructuur te versterken met meerdere Concernopdrachtgevers, is het programmamanagement doorontwikkeld en wordt de integraliteit en afstemming tussen de teams te verbeterd. We realiseren ons dat het enige jaren zal duren voordat de zelforganisatie tot volle wasdom komt. Daarbij hebben de in eerdere begrotingen genoemde aandachtspunten voor het daadwerkelijk realiseren van de gewenste veranderingen nog steeds de volle aandacht. Het gaat dan om:

• elkaar aanspreken op proces en resultaat;
• onze veranderende rol in de samenleving, zowel bekeken vanuit participatie (samenleefomgeving) als dienstverlening;
• resultaatgericht werken (projectmatig werken, rollen opdrachtgever-opdrachtnemer versterken);
• professionaliseren opdrachtgeverschap (regierol in een netwerksamenleving);
• verbeteren kwaliteit bestuurlijke ondersteuning.

Hoewel er stevige stappen zijn gezet in het slechten van deze blokkades is er nog een weg te gaan. Dat doen we vanuit een meervoudige ontwikkelstrategie waar in de herfst van 2017 de laatste hand aan wordt gelegd. Deze strategie legt het (meervoudige) focus bij de inrichting, richting en verrichting van de ambtelijke organisatie. Onderdelen van deze aanpak zijn:

• de kwalitatieve doorontwikkeling van de organisatie waarmee we toewerken naar een organisatie die op basis van kwaliteit, kwantiteit en competenties in relatie tot de bestuurlijke ambitie in balans is.
• toerusting en ontwikkeling van de teams
• het Dynamisch Programma Zelforganisatie
• sturing op resultaten en kwaliteit
• een verdere ontwikkeling van het bestuurlijk-ambtelijke samenspel
• inzet op leren, innoveren en samenwerken.

ICT innovatie
ICT kan een belangrijk hulpmiddel zijn om onze nieuwe gemeentelijk rol in de samenleving en organisatie te realiseren. De voortdurende ICT innovatie biedt veel nieuwe mogelijkheden en kansen om dienstverlening en bedrijfsvoering op een andere manier te organiseren. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet is daarvan een voorbeeld en is opgenomen in het Ontwikkelprogramma Omgevingswet.

In 2017 hebben we ICT ontwikkelingen langs een aantal sporen verkend en de consequenties geïnventariseerd. We streven naar een moderne en voorspelbare dienstverlening en bedrijfsvoering. De vraag van inwoner en gebruiker staat centraal.

Gemeenten worden de komende jaren wettelijk verplicht gebruik te maken van een Generieke Digitale Infrastructuur (afgekort: GDI) De GDI bestaat uit digitale basisvoorzieningen waarmee overheidsorganisaties hun primaire processen kunnen inrichten, zoals Mijn Overheid, Idensys, eHerkenning.

Met de beoogde Wet Open Overheid wordt toegang tot publieke informatie een recht van inwoners. Daarbij worden gemeenten verplicht om uit eigen beweging bepaalde categorieën informatie openbaar te maken. We sluiten aan op bestaande landelijke ontwikkelingen en (regionale) samenwerkingen. Ambitie en ICT keuzes worden afgestemd op die van bestuurlijke keuzes en de organisatiedoelen.

De term datagedreven sturing horen we steeds vaker in gemeenteland. Want ook gemeenten ontdekken de grote waarde van gegevens. Verschillende gemeenten gebruiken deze gegevens al om het beleid te onderbouwen en te verbeteren. Beleid dat steeds meer is gebaseerd op feitelijke waarnemingen en veel minder op aannames en veronderstellingen. De vraag is wat de impact van datagedreven sturing zal zijn op de gemeentelijke organisatie, de dienstverlening en het werk.

Privacybescherming en informatieveiligheid
Informatiebeveiliging wordt tegenwoordig strak gereguleerd door de Informatie Beveiligingsdienst (IBD) van KING/VNG. Gemeenten hebben zelfregulerende afspraken gemaakt om informatiebeveiliging bestuurlijk te verankeren. In 2018 zal voor de tweede maal een nieuwe en verscherpte ENSIA verantwoording worden afgelegd aan de gemeenteraad.

Specifiek aandachtspunt binnen informatiebeveiliging is de bescherming van persoonsgegevens. Vanaf 25 mei 2018 hebben gemeenten ook te maken met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG vervangt de Wbp vanaf deze datum. Deze nieuwe wetgeving moet zorgen voor een betere balans tussen de privacybescherming van burgers en de huidige wetgeving… in heel Europa. Hierbij staat digitale verwerking en uitwisseling van gegevens centraal.

Voor de bedrijfsvoeringsorganisatie blijft de ambitie om de dienstverlening aan de organisatie en externe partijen te verbeteren door voortdurend te professionaliseren en de klantgerichtheid van denken en handelen te vergroten.

Met interbestuurlijk toezicht wordt bedoeld dat het college aan de gemeenteraad verantwoording aflegt over een aantal wettelijke taken. Het is indirect ook een verantwoording aan de provincie, die de uiteindelijke toezichthouder op deze wettelijke taken is. In de tekst hieronder legt het college per beleidsterrein verantwoording af. De omvang en diepgang van de verantwoording sluit aan bij de eisen die de provincie hierover opgenomen heeft in het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2016–2019.

1 Ruimtelijke Ontwikkeling
De provincie heeft besloten om ook over 2017 hier geen verantwoording over te vragen

2 Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (WABO)
De WABO regelt de omgevingsvergunningen en bevat eisen op het gebied van fysieke leefomgeving (op het terrein van milieu, wonen, ruimtelijke ordening, natuurbescherming enz.).
De aansturing van en de verantwoording over deze taken lopen via een eenvoudige cyclus: jaarplan – jaarverslag. Omdat een deel van onze WABO taken wordt uitgevoerd door de Omgevingsdienst Achterhoek ODA, werken we met twee cycli: één voor de ODA en één voor de gemeente zelf.
2.1 De ODA doet de uitvoerende taken op het gebied van milieu
• Het “jaarplan 2018” heet: het uitvoeringsprogramma 2018 ODA. Dit is een gedetailleerd plan op bedrijfsniveau. De onderliggende risicoanalyse is vastgesteld door het college en toegestuurd aan de raad (raadsvergadering van januari 2018).
• Het “jaarverslag 2017” is opgenomen in het algemene ODA jaarverslag 2017 (onderdeel van de reguliere p&c cyclus van de ODA). Dit is toegestuurd is aan de gemeenteraad (raadsvergadering van juni 2018).
2.2 De gemeente doet de handhaving en het toezicht op de bouw- en bestemmingsplannen.
• Het “jaarplan 2018” heet: uitvoeringsprogramma 2018 vergunningen, toezicht en handhaving. Dit is in januari 2018 toegestuurd aan de gemeenteraad.
• Het “jaarverslag 2018” heet: uitvoeringsjaarverslag 2017. Dit is in oktober 2018 toegestuurd aan de gemeenteraad.
Tenslotte: de provincie meldt over 2017 dat eventueel binnengekomen klachten, meldingen of signalen niet geleid hebben tot indeplaatsstelling of voordracht voor vernietiging van een besluit.
Conclusie: het college heeft over 2017 verantwoording afgelegd aan de gemeenteraad en voldoet hiermee aan de vereisten van de provincie.

3 Financieel toezicht
De begroting 2018, voorjaarsnota 2017 en de najaarsnota 2017 en de jaarstukken 2017 zijn aan de provincie toegestuurd. De provincie beoordeelt deze informatie. Dit leidt uiteindelijk tot een vorm van toezicht. Repressief als de provincie tevreden is, preventief als de provincie ontevreden is. De provincie plaatste ons in 2018 onder het repressief toezicht. De meerjarenbegroting was structureel in evenwicht en de kengetallen gaven alle een veilig beeld.
Conclusie: het college voldoet aan de eisen die de provincie heeft gesteld in het kader van financieel toezicht.
 

4 Archief
In de archiefjaarverslagen van 2016 en 2017 werd aan de Gemeenteraad inzicht gegeven in verbeterpunten voor onze archiefzorg- en beheer. Hieruit bleek dat we grip hebben op de kwaliteit van ons archief. Wel kwamen er een aantal verbeterpunten naar voren. Deze staan op de meerjarenprojectenkalender 2017-2020 voor het Archief.
Eén van de belangrijkste verbeterpunten, het opstellen van een calamiteitenplan,
wordt in september 2018 afgerond.
Op 8 december 2017 ontvingen wij van de Gemeentearchivaris haar jaarlijkse inspectieverslag over 2017. Daaruit valt de conclusie te trekken dat de basis grotendeels op orde is.
Conclusie: De basis is grotendeels op orde. Met de aanbevelingen zijn we aan de slag.

5 Huisvesting verblijfsgerechtigden
De gemeente Berkelland heeft de taakstelling 2017 voor wat betreft de huisvesting van vergunninghouders gehaald. Er is ook geen achterstand.
Conclusie: taakstelling is gehaald