Algemeen bestuur en bedrijfsvoering

Aanpassing begroting

De doorontwikkeling van de P&C-documenten is een belangrijk project. Hierin worden verschillende stappen genomen. Een stap is het opsplitsen van het programma Financiën in een programma Algemeen bestuur en bedrijfsvoering en het Overzicht van algemene dekkingsmiddelen. Het apart benoemen van het Overzicht van algemene dekkingsmiddelen sluit beter aan bij het Besluit Begroting en Verantwoording. Omdat na het afsplitsen van dit overzicht nog een restantprogramma Financiën overblijft nemen we dit op in het programma Algemeen bestuur en bedrijfsvoering. 

Achterhoek Ambassadeurs

Op basis van de kadernota voor 2022 wordt een stijging van de inwonersbijdrage verwacht van 1,4%. Voor Berkelland komt dit uit op € 8.000

 

Loonkosten Bestuur

De loonkosten voor college en raad zijn te hoog geraamd. We zien hier al enkele jaren dat er budget overblijft.

 

Taakmutaties Rijk

Als het Rijk taken overdraagt aan gemeenten krijgen we daar in veel gevallen, maar niet altijd ook geld voor via een extra storting in het gemeentefonds. Dit geld is in principe vrij besteedbaar, maar kan als dekking dienen voor eventuele voorstellen voor de nieuwe taken. Als de nieuwe taken niet leiden tot extra lasten omdat we ze in onze bestaande werkzaamheden kunnen integreren vallen de middelen vrij. Dit is nu het geval voor € 43.000.

 

Vennootschapsbelasting

De raming voor de te betalen Vennootschapsbelasting is niet goed verwerkt. Er is een teruggaaf van de belasting geboekt terwijl sprake is van een te betalen bedrag. Dit leidt tot een nadeel van € 90.000.

 

Planschade

De trend is dat er minder uitgegeven wordt aan planschades. We passen de raming daarom naar beneden aan met € 23.000

 

Loon- prijsstijging

Voor de begroting 2022 houden we rekening met een ontwikkeling van de loonkosten van 2%. Dit leidt tot een stijging van de lasten met € 550.000. Los van de gemeenschappelijke regelingen houden we rekening met een stijging van de prijzen van 1,6%. Over de budgetten die hier niet apart worden genoemd gaat het dan om een stijging van de lasten met € 420.000. Tegenover deze lastenstijging staat ook een compensatie via de algemene uitkering. Op basis van de septembercirculaire schatten we deze compensatie op € 887.000. De algemene loon- en prijsstijging leidt hierdoor tot een lastenverhoging van € 133.000.

Melding openbare Ruimte (MOR)

U heeft in motie M18-20 en tijdens de commissie Bestuur en Sociaal 02-03-2021 bij de behandeling van het onderzoeksrapport van de Rekenkamer de volgende wensen geuit; MOR-app met daarin de volgende functionaliteiten:
a. melding doorgeven door op kaart de soort melding te kunnen “prikken” op bijv. een lantaarnpaal, prullenbak, etc.
b. voortgang en afronding melding terugkoppelen in de app
c. in de app zijn de lopende meldingen zichtbaar en je kunt hierbij aangeven dat je dit ook nog meldt
d. dezelfde functionaliteiten zijn ook beschikbaar op de website.
e. Goede terugkoppeling van de afhandeling aan de melder.
f. Meten klanttevredenheid.
g. Monitoring/managementinformatie en rapportage richting raad.
Om aan deze wensen te kunnen voldoen hebben wij een inschatting gemaakt van de benodigde acties en investeringen. Aanschaf van een geavanceerde MOR-applicatie met app die gekoppeld wordt aan het zaaksysteem. Het implementeren van een MOR-app eenmalig circa € 70.000 en jaarlijks circa € 20.000. In 2022 ontwikkelen en implementeren we de app. Vanaf 2023 kan de app dan operationeel zijn.

 

ICT Beveiligingsontwikkelingen

De noodzaak van een goede in veilige ict-infrastructuur is het afgelopen jaar weer nadrukkelijker naar voren gekomen. Dit blijkt onder andere ook door hacks in de regio bij buurgemeenten en een scholengemeenschap. Door corona werken we digitaal thuis. Maar straks ook hybride (thuis en op kantoor). We werken ook steeds meer in de cloud, maar onze eigen apparatuur is ook nog nodig. Naast het zorgen voor een veilige infrastructuur, is een goed werkende infrastructuur ook van zeer groot belang. Onze ICT moet continu aangepast worden aan de dreigingen en technologische ontwikkelingen. Dit vraagt om extra middelen voor apparatuur en beheer. Voor onderhoudsbudgetten is € 100.000 structureel per jaar nodig. De uit te werken I-visie zal de komende jaren nog vragen om extra investeringen.

 

Coördinator AO/IC

De Gemeentewet wordt gewijzigd. Een van de wijzigingen leidt ertoe dat het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording moet opnemen in de jaarrekening. Tot en met 2020 verstrekte de accountant een controleverklaring die ook de rechtmatigheid omvatte. Als basis voor de door het college van B&W af te leggen verantwoording moet een verbijzonderde interne controle functie (VIC) worden ingericht. Het is van groot belang dat de verantwoording door het college een deugdelijke grondslag heeft. Daarvoor is in het najaar van 2020 een team AO/IC in het leven geroepen bestaande uit een coördinator AO/IC en een medewerker AO/IC. De functie van coördinator is tot en met 2021 gefinancierd uit tijdelijke middelen. Nu wordt gevraagd om structurele formatieruimte voor een bedrag van € 85.000.

 

Functioneel beheer Office365-omgeving

Het werken in de cloud vraagt daarnaast extra functioneel beheer Office365-omgeving. Er is nu al een grote behoefte aan een goede inrichting van verschillende ondersteunende pakketten zoals MsTeams/Sharepoint om het digitaal samenwerken in de cloud goed te kunnen ondersteunen. Hiervoor ontbreekt de capaciteit. Kosten 0,8 fte extra capaciteit € 62.000.

 

Doorgeschoven investeringen/wensen

Junior Raadsadviseur

Een aantal ontwikkelingen heeft geleid tot een verhoogde werkdruk bij de griffie. De drie jaar geleden gerealiseerde uitbreiding met een raadsadviseur is onvoldoende gebleken om deze werkdruk op te vangen. De invoering van een Jongerenraad, de instelling van diverse raadswerkgroepen (Omgevingswet, Bestuurlijke vernieuwing en Vergadermodel) alsmede de toegenomen vragen om ondersteuning van raadsleden zijn voorbeelden die hebben geleid tot intensivering van de griffiewerkzaamheden. Een en ander heeft zijn vertaling gekregen in het door de Werkgeverscommissie vastgestelde griffiejaarplan 2020-2021. Op basis hiervan en in het perspectief van het op 25 november door uw raad genomen besluit tot aanpassing van de werk- en vergaderwijze van de raad doet de Werkgeverscommissie het voorstel om de formatie van de griffie verder uit te breiden met een junior raadsadviseur. De kosten hiervoor bedragen € 85.000.
Wij vinden het belangrijk dat de raad goed wordt ondersteund en de geschetste ontwikkelingen betekenen ontegenzeggelijk een intensivering van de werkzaamheden. De voorgestelde uitbreiding vinden wij echter vooralsnog te prematuur. Wij adviseren om eerst de effecten van de nieuwe vergaderwijze af te wachten. Daarnaast zien wij nog mogelijkheden om de werkprocessen tussen organisatie en griffie efficiënter in te richten. Ook de toegankelijkheid van de organisatie voor raadsleden kan verder worden verbeterd. De griffier (en diens opvolgster) kunnen hier de komende periode een plan van aanpak voor opstellen. De resultaten hiervan kunnen vervolgens worden vertaald naar het nieuwe griffieplan voor de periode 2022-2023. De nieuwe raad kan dan op basis van dit actuele griffieplan de benodigde formatie van de griffie in omvang en kwaliteit definitief vaststellen.

Dit voorstel valt voor ons af omdat we eerst de uitkomst van de nieuwe vergaderstructuur, de indiensttreding van een nieuwe griffier en de volgend jaar te houden raadsverkiezingen willen afwachten.