In de paragraaf bedrijfsvoering is in lijn met de Kadernota rechtmatigheid 2025 van de commissie BBV aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke acties (beheersmaatregelen) ondernomen worden om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. We zetten structureel in op de interne controle van de rechtmatigheid die nodig is ter onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording. We werken met een intern controleplan gebaseerd op analyse van de belangrijkste risico’s. De in- en externe controle worden in samenwerking met de accountant zo goed mogelijk op elkaar afgestemd. Ondanks de planmatige voorbereiding blijft de rechtmatigheidsverantwoording de nodige inspanningen vergen.
De verantwoordingsgrens is 2% van de lasten exclusief reserves en daarmee € 3,200 miljoen. Een eventueel totaal aan onrechtmatigheden boven deze grens moet verplicht worden opgenomen in en toegelicht in de “Rechtmatigheidsverantwoording”. We blijven (net) niet onder deze grens, onze totale onrechtmatigheid bedraagt € 3,348 miljoen. De rapporteringsgrens is € 100.000. Eventuele overschrijdingen van deze laatste grens lichten we hier in de paragraaf bedrijfsvoering toe.
Uitgangspunt voor de beoordeling van de financiële rechtmatigheid, ofwel de rechtmatige totstandkoming van financiële beheershandelingen, zijn drie verantwoordingscriteria: Het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het M&O criterium (misbruik & oneigenlijk gebruik). Per criterium volgt een korte beschrijving, gevolgd door de stand van zaken binnen onze organisatie en welke maatregelen eventueel genomen worden voor verbetering.
Begrotingscriterium
Het begrotingscriterium betreft het budgetrecht van de gemeenteraad. Het is aan de raad in hoeverre afwijkingen van de begroting acceptabel zijn. Dit is vastgelegd in onze financiele verordening. Onderschrijdingen in de lasten (of kredieten) zijn acceptabel. Als deze (in dit geval bij deze jaarstukken) gemeld zijn, zijn ze niet alleen acceptabel maar ook rechtmatig. Een aantal specifiek genoemde overschrijdingen van de lasten zijn ook acceptabel. Overschrijdingen van de lasten kunnen wel acceptabel zijn maar zijn per definitie niet rechtmatig. Over dit laatste liep bij de jaarstukken 2023 landelijk het standpunt van accountants nog uiteen, nu niet meer.
De volgende onrechtmatigheden door overschrijding van de begrote lasten zijn geconstateerd. Deze zijn grotendeels acceptabel:
- € 168.000 programma sport en cultuur. Betreft grotendeels investeringen sportterreinen. Dit is een deel gedekt uit SPUK’s. Van deze overschrijding resteert € 77.000 als niet acceptabel omdat er voor dat deel geen inkomsten tegenover de overschrijding van de lasten staan.
- € 582.000 op programma werken en leren. Betreft grotendeels afschrijving onderwijshuisvesting (sloop, afboeken boekwaarde) ten laste van reserves conform afspraak. Omdat hier baten tegenover staan is de overschrijding acceptabel.
- € 512.000 programma veiligheid. Betreft voornamelijk extra lasten voor de ODA. Van deze overschrijding resteert € 362.000 als niet acceptabel omdat er voor dat deel geen directe inkomsten tegenover de overschrijding van de lasten staan. De extra inkomsten uit bouwleges op het programma wonen hebben we bij de beoordeling van het acceptabele deel buiten beschouwing gelaten omdat we daarvan niet 1 op 1 kunnen bepalen dat ze direct gerelateerd zijn aan de uitgaven.
- € 1.096.000 programma Algemeen bestuur en bedrijfsvoering. Betreft grotendeels het treffen van (aanvullende) pensioenvoorzieningen zoals voorgeschreven in verband met het overgaan van pensioenaanspraken bestuurders naar het ABP. Dit beschouwen we als een acceptabele afwijking wegens het een open-einde karakter (niet beïnvloedbaar door het college) van de regeling.
- € 150.000 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien. Betreft onder andere energielasten leegstaande gebouwen. Overschrijding is acceptabel omdat er extra baten tegenover staan.
Van de totale begrotingsonrechtmatigheid van € 2.508.000 is dus het overgrote deel (€ 2.069) acceptabel. In totaal is € 439.000 niet acceptabel.
Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het voorwaardencriterium komt tot uiting bij de interne audits die uitgevoerd worden volgens het intern controleplan. In elk van de uitgevoerde audits wordt getoetst of aan de eisen van de specifieke wetgeving is voldaan. Hier volgt een toelichting van de belangrijkste geconstateerde afwijkingen.
Subsidies
In 2025 zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd bij subsidies. Subsidies worden verstrekt op basis van een veelheid aan subsidieregelingen. Bij een tweetal kleine regelingen zijn onduidelijkheden onder de rapportagetolerantie geconstateerd.
Aanbestedingsregels diensten/levering inclusief inhuur
De onrechtmatigheid bedraagt € 840.000. Deze onrechtmatigheid is onderverdeel in een 11-tal dossiers/contracten. Net als in 2024 zit hier ook nog inhuur tussen. De bedragen zijn echter afgenomen omdat inhuur steeds vaker gedocumenteerd via Werken in Gelderland (het Dynamisch Aankoop Systeem) loopt, en oude contracten aflopen. De andere casussen betreffen deels inkopen die we al jaren niet aanbesteden om zo verschillende (lokale partijen) te kunnen contracteren.
Opvolging intern inkoopbeleid
Net zoals we een aantal keren achteraf kunnen concluderen dat we de Europese aanbestedingsregels niet hebben gevolgd is ook een aantal keren het interne inkoopbeleid niet gevolgd. Terugkerende onderwerpen in de bevindingen rondom de opvolging van het intern inkoopbeleid zijn centrale vastlegging en volledige dossiervorming.
In 2024 zijn reeds enkele wijzigingen in werkwijzen geïmplementeerd die hierin verandering brengen. Vanuit de (verbijzonderde) interne controle (VIC) zal de nadruk gelegd worden op monitoring en borging van de te zetten stappen.
Misbruik en oneigenlijk gebruik
Met misbruik en oneigenlijk gebruik wordt gedoeld op het door derden opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of - uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Daarbij gaat het om het aangaan van rechtshandelingen die wel in overeenstemming zijn met de bewoordingen van de regelgeving maar die in strijd zijn met het doel en de strekking ervan. Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig die functioneren. Veelal zijn deze al geformuleerd als voorwaarde uit de betreffende wet- en regel-geving. Maar ook aanvullende maatregelen in de administratieve organisatie en bestaande werkprocessen kunnen hierin ondersteunen.
Stand van zaken in Berkelland
De gemeente Berkelland beschikt niet over een overkoepelende nota M&O. Toch wordt in de te controleren processen van de VIC aandacht geschonken aan het M&O-criterium. In de VIC zijn geen specifieke fouten boven de rapporteringsgrens met betrekking tot het M&O-criterium geconstateerd.
Sommige voorwaarden zijn evengoed M&O-gevoelige meetpunten en dekken in combinatie met andere beheersmaatregelen het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik af. De regelmatige uitvoering van de VIC kan in deze gezien worden als een eerste beheersmaatregel. De vragenlijsten die voor de VIC gebruikt worden zijn onderdeel van de controleapplicatie Checkpoint-IC. Per vraag wordt verwezen naar de wettelijke tekst van het betreffende toetsingskader. Elk jaar worden deze vragenlijsten voor het begin van het nieuwe controlejaar geüpdatet volgens de actuele regelgeving.
Andere beheersmaatregelen zoals het vier-ogen-principe en functiescheiding hebben een preventief karakter en vormen daarom op de VIC een aanvulling in de mix aan
beheersmaatregelen. Ook de aanwezigheid van dit soort maatregelen zijn getoetst in de verschillende vragenlijsten van diverse processen.
Er is in 2025 geen misbruik of oneigenlijk gebruik geconstateerd.
Fraude
In 2025 hebben we geen fraude geconstateerd.
De Wet Fido, schatkistbankieren, Ufdo en Ruddo
Volgens de Kadernota rechtmatigheid dient aanvullende informatie opgenomen te worden over de niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het naleven van
bepalingen in de Wet Fido en bijbehorende regelingen. Deze regelingen gaan over treasury. Onder treasury verstaan we beheershandelingen die uitgevoerd worden rondom de financiering van de gemeente middels leningen en de verplichting om via kasstortingen en -opnames overtollige middelen in de schatkist aan te houden en de mogelijkheid om overtollige middelen onderling uit te lenen. Om duidelijkheid te krijgen of hier sprake is van financiële (on)rechtmatigheid is het proces Treasury in 2023 doorgelicht via een VIC. Er zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. Omdat in 2025 de financieringsbehoefte van gemeente Berkelland wederom klein was is er niet opnieuw een VIC uitgevoerd. De regelgeving uit het statuut voldoet voor de processen maar geeft geen risicoanalyse met bijbehorende beheersmaatregelen weer.